Как правильно отправить досудебную претензию по почте с уведомлением о вручении?

Содержание претензии о погашении долга

Претензии о взыскании долга составляются по единому образцу. Различия заключаются в статусе граждан, являющихся сторонами договора. Каждый из них может быть как физическим, так и юридическим лицом

Также важно учитывать специфику задолженности:

• долг по взятой в банке ссуде;
• коммунальным платежам;
• не выполненные обязательства перед другим человеком и т. д.

Образец письма включает такие информационные блоки:

1. «Шапка». Здесь указываются Ф.И.О. и название организации отправителя и адресата.
2. После заголовка «претензия» требуется сразу же перейти к сути вопроса. Необходимо сообщить о наличии долга перед кредитором (Ф.И.О. или название компании), возникшего согласно обязательствам по договору (№ документа) в размере (указать сумму числом и прописью).
3. В качестве обоснования составления претензии обычно указывают ст. 309, 310 и 314 ГК РФ. Согласно им, расторгать договоры в одностороннем порядке недопустимо, если данное условие в них не прописано. Нельзя также и пренебрегать своими обязательствами, возникшими в результате подписания документа.
4. Варианты урегулирования отношений сторон. Требуется предложить погасить долг в определенные сроки и указать банковские реквизиты для перечисления финансов. После этого следует предупредить о последствиях, которые наступят, если данное предложение будет проигнорировано. Как правило, это разрешение конфликта через суд и принуждение к выплате долга, а также госпошлин и пени за просрочку.
5. В конце письма нужно предложить контрагенту сделать разумный выбор в пользу мирного разрешения конфликта, отметив, что это сэкономит его время и финансы.
6. Документ заверяется подписью отправителя. Если это юридическое лицо, нужно поставить печать.

Чтобы избежать непонимания между сторонами, следует позаботиться о том, чтобы в претензии с просьбой оплатить задолженность были описаны все важные моменты:

1. Дата заключения договора, согласно которому был продан товар или оказаны услуги и его номер. При возможности следует ссылаться на конкретный пункт документа. Допускается цитирование, если это позволит прояснить ситуацию.
2. Обязательства сторон, описанные в тексте соглашения.
3. Конкретная сумма, которую нужно вернуть, а также за какие услуги или товары она была начислена.
4. Требование вернуть финансы.
5. Срок, до которого требования должны быть удовлетворены.
6. Меры, которые будут приняты при уклонении от исполнения контрагентом обязательств, например, неустойка или Арбитражный суд. Чаще всего организации предпочитают прибегать к комбинированным мерам, сначала начисляя пени, а затем обращаясь в органы правосудия.

Как вручить претензию юридическому лицу?

Если продавец – юридическое лицо, то это не значит, что потребитель, чьи права нарушены, обязан разыскивать первого руководителя. Любой сотрудник компании, организационно-правовая форма которой является юр. лицом, считается представителем.

В магазинах или серьезных, даже некрупных компаниях, у каждого работника имеется бейджик с указанием ФИО и должности обладателя этого опознавательного знака.

Вручить претензию разрешается любому работнику фирмы-нарушителя прав потребителя (как правило, это секретарь), а если сотрудник отказывается расписаться в получении бумаги, тогда есть такие выходы из непростой ситуации:

• в присутствии 2-х свидетелей оставить 1 экз. документ, а на своем экземпляре указать персональные данные свидетелей, попросить их поставить личные подписи, указать дату и время фактического вручения претензии;
• воспользоваться традиционными способами доставки бумаги – почтой или курьерской службой, личным визитом.

Что такое письмо

Прежде чем говорить о том, как отправить письмо Почтой России, следует определиться с самим понятием «письмо». Ведь помимо него существует еще два вида почтовых отправлений: посылка и бандероль.

Итак, письмо – вид почтового отправления, с помощью которого ведут переписку, пересылают документы, бумаги, фотографии.  Максимальный вес — не может превышать 100 грамм. Почтовое отправление, которое содержит те же фотографии, документы или иную бумажную продукцию, но по весу превышает положенные 100 грамм, автоматически попадает в категорию «бандероль». Тарифы и правила для отправки бандероли уже несколько иные.

Часто у людей возникает вопрос, а можно ли с помощью письма отправить небольшие предметы? Например, значки, монеты, мелкую бижутерию, чайные пакетики или магнитики. По правилам Почты России – нет! На практике же, люди иногда вкладывают в конверт мелкие предметы и благополучно пересылают их. Бывают и неудачные попытки отправки, когда Почта России осуществляет возврат с пометкой, что вложение не соответствует виду почтового отправления.

Виды писем

Существует три вида писем:

• простое;
• заказное;
• ценное.

Простое письмо – в прямом смысле слова это самое обычное письмо, которое чаще всего используется для ведения какой-то личной переписки или отправки не самых важных документов и бумаг. Те письма, которыми обменивались раньше между собой родственники или друзья, живущие в разных городах, являлись в большинстве случаев как раз простыми. Простое письмо не являются регистрируемым почтовым отправлением, соответственно ему не присваивается идентификатор, с помощью которого его можно отслеживать.

Простая письменная корреспонденция доставляется почтальоном на адрес получателя и опускается в почтовый ящик. По этой причине данный вид письма считается не самым надежным, так как его, например, могут украсть из ящика. Помимо этого, так как это отправление является не регистрируемым, то в случае недоставки письма адресату, предъявить претензию Почте России, получить компенсацию или написать заявление на розыск будет невозможно.

Заказное письмо в отличие от простого является регистрируемым и вручается лично в руки адресата (или по доверенности его представителю). Что это значит? Во-первых, после отправки письма через кассира-операциониста  выдается чек, в котором указывается трек-номер, с помощью которого можно отследить движение почтового отправления и узнать, когда оно будет доставлено и вручено адресату. Во-вторых, шансы, что письмо где-то потеряется и не дойдет до получателя, гораздо меньше, чем в случае с простым письмом.

Ценное письмо – представляет собой тоже, что и заказное, но имеет одно отличие. Для ценного письма дополнительно указывается объявленная ценность. В случае повреждения или утери ценного почтового отправления сумма объявленной ценности частично или полностью Почтой России будет компенсирована отправителю. То есть в данном случае объявленная ценность является некой страховкой. Соответственно, если вы отправляете важные документы, которые представляют собой какую-то ценность, то лучше это делать именно с помощью такого вида почтового отправления.  Например, если вы решили отправить паспорт письмом или какой-то документ, заверенный нотариусом.

Кому за пятьдесят

Многие разбирательства начинаются с того, что вам нужно отправить претензию обидчику по почте. Как правильно это сделать, чтобы в суде (в случае чего) вы смогли доказать факт отправки и факт получения вашей претензии – читайте далее.

Юристы и адвокаты советуют отправлять претензии, требования и другие документы своим обидчикам по почте заказным письмом с уведомлением. Когда уведомление возвращается вам обратно – это может послужить доказательством получения вашего письма. Вроде все верно.

Но давайте разберемся.

Доказательством чего является вернувшееся уведомление?

На самом деле, это уведомление лишь доказывает, что вы отправили «что-то» корреспонденту, а он это «что-то» получил. И не более того. На деле получатель сможет заявить, что в письме содержалась открытка, или же конверт был и вовсе пуст. И вы не сможете никак доказать, что в конверте действительно лежала ваша претензия или ваше заявление.

Теоретически это может сыграть решающую роль в вашем деле, например, когда важна дата получения вашего письма или сам факт вручения претензии.

Что же делать для того, чтобы доказать, что в письме действительно содержался тот или иной документ?

Мнение эксперта
Григорьев Егор Кириллович
Консультант в области права с 7-летним стажем. Специализируется в области уголовного права. Опыт более 3 лет в защите правовых интересов.

Все очень просто. Отправляйте свои требования, заявления и прочие документы не заказным, а ценным письмом. И обязательно с уведомлением о вручении.

Дело в том, что ценное письмо предполагает составление описи вложения в это письмо в двух экземплярах. Один экземпляр помещается в конверт и уходит получателю, а второй экземпляр остается у вас. При этом работник почты сверяет содержимое отправления и опись и заверяет все это своей подписью и печатью.

Таким образом, у вас на руках остается подтверждение того, что же находилось в конверте на самом деле, заверенное подписью работника почты и печатью почтового отделения.

А когда вам вернется уведомление о вручении этого письма, вы сможете смело доказать, что ваш обидчик получил именно ваше заявление (или претензию) а не пустой конверт или поздравительную открытку. Приколите опись к уведомлению – полноценное и неоспоримое доказательство готово.

Инструкция к действию

Итак, отправляем, допустим, претензию о продаже некачественного товара.

Заполняем конверт как обычно — пишем адрес получателя, свой адрес. Ни в коем случае не запечатывайте конверт, т.к. сотрудник почты должен будет вложить туда опись при отправке.
На свободном месте конверта (обычно вверху) пишем «объявленная ценность десять руб. 00 коп.» (цифры – словами). Ценность в 10 рублей достаточна.
Идем на почту и берем два бланка «Описи вложения». Заполняем их. Там все предельно понятно – нужно написать «опись вложения в: ценное письмо с уведомл.». Далее пишите адрес получателя, а внизу напишите содержание отправления. Нужно написать дословно что вы отправляете. Например, «Претензия о продаже товара ненадлежащего качества с требованием о возврате денег». Кол-во 1 штука, ценность 10 рублей. Обязательно пишите полностью

Это важно – именно эта опись будет доказывать что именно вы отправили.
Заполняете уведомление о вручении. Там тоже все просто и написано что и где писать.
Отдаете это все сотруднику почты

Сообщите, что хотите отправить ценное письмо с уведомлением о вручении. Обязательно заберите у него квитанцию и второй экземпляр описи с подписью и печатью.
Квитанцию и опись храните до получения уведомления о вручении. Затем все это скрепите вместе с уведомлением и доказательство готово.

Ценное письмо с описью вложения и уведомлением

Ценное письмо (с объявленной ценностью) также относится к РПО и защищено от рисков утраты в пути по вине работников почты. При отправке такого письма обязательно указывается его «объявленная ценность» – это та сумма, которую выплатят отправителю в случае повреждения корреспонденции или ее утраты в результате форс-мажорных обстоятельств.

Ценные письма вручаются исключительно в почтовых отделениях по предъявлении извещения. Доставка и вручение по месту нахождения организации или по месту проживания физического лица невозможны.

Уведомление о вручении, как и в случае с заказной корреспонденцией, будет свидетельствовать о факте получения адресатом письма. Но проблема с доказыванием содержания этого письма останется открытой. Поэтому лучше будет отправить ценное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении.

Мнение эксперта

Григорьев Егор Кириллович

Консультант в области права с 7-летним стажем. Специализируется в области уголовного права. Опыт более 3 лет в защите правовых интересов.

Опись вложения – специальный почтовый бланк (форма 107), который заполняется перед отправкой письма (такая «опция» возможна только для ценных писем и не применяется для заказных). В описи указываются наименования содержащихся в конверте документов и их количество.

Для отправки подобного письма необходимо подготовить конверт с вложенной в него претензией. Конверт НЕ НАДО запечатывать. Заполните на конверте все необходимые поля (адрес свой и получателя). Заполните два экземпляра бланка описи ф.107. Это можно сделать на сайте почты, после чего их можно распечатать. Или возьмите пустые отпечатанные бланки непосредственно в отделении, где их и заполните.

В столбце «Наименование предметов» вписываем наименование вашей претензии, например, «Претензия на отказ возврата части страховой премии после досрочного погашения». В столбце «Кол-во предметов» пишем 1 (единицу). А в столбце «Объявленная ценность, руб.» вписываем небольшую сумму в рублях (не более 10 рублей).

Что делает работник почты:

• сверяет опись с содержимым письма;
• на описи ставит заверительную подпись и печать с датой и индексом отделения;
• один экземпляр описи возвращает отправителю;
• претензию со вторым экземпляром описи запечатывает в конверт и оформляет прием почтового отправления.

Таким образом, будет подтверждено, что вы отправляли именно претензию, а не что-то другое или вовсе пустой лист. При этом всю ответственность за соответствие описи фактическому вложению несет работник почты, заверивший опись. Квитанция об оплате, опись и полученное уведомление о вручении будет неоспоримым доказательством отправки вами претензии обидчику. А компенсировать свои расходы можно будет за счёт получателя письма (если, конечно, отправитель выиграет суд).

Обратите внимание! Для того чтобы в дальнейшем вторая сторона не могла оспорить содержание претензионного письма, желательно при составлении описи указывать наиболее подробное наименование вложенных документов. Например, «Претензия по с требованием »

Основным минусом ценных регистрируемых почтовых отправлений с описью является отсутствие гарантии их вручения. Вполне возможно, что послание вернется отправителю с пометкой об истекшем сроке хранения. Здесь главное – не распечатывать письмо, а сохранить его до суда. В процессе заседания можно предъявить судье конверт на обозрение и вскрыть в его присутствии. Это будет гарантированным доказательством отправки «того, что нужно» и ваших благих намерений.

Если же получатель будет утверждать, что ничего не получал, или получал, но не то, что вы ему отправляли, то бремя доказывания этих обстоятельств полностью лежит на нём. Судья в этом случае наверняка встанет на сторону отправителя.

Это важно знать: Претензия на возмещение материального ущерба: образец 2020 года

Вышеописанными способами можно отправлять любые претензионные письма:

• заявление в суд;
• жалобы в Роспотребнадзор, прокуратуру, ФАС;
• претензии в банк;
• требования заемщикам и т.п.

Куда жаловаться

Существует очень мало служб, в которые можно обратиться с жалобой на «Почту России». Связано это с тем, что такая задача, как доставка посылок и писем, не попадает под юрисдикцию какой – то определенной службы, и ответственна за неё сама «Почта России». Таким образом, обратиться можно только в:

• Отделение «Почты России»;
• Роспотребнадзор;
• Суд.

Каждая из жалоб имеет свои особенности, так что рассмотрим каждую из них подробнее.

В «Почту России»

Жалоба в саму «Почту России» — это основной способ урегулирования конфликтов и споров, связанных с доставкой писем и посылок. Подавать вашу жалобу вы можете самыми разными способами:

• Устно;
• По телефону горячей линии;
• Письменно;
• Электронным письмом;
• В режиме онлайн;
• С помощью мобильного приложения.

Если вы решите подавать жалобу устно, то достаточно обратиться в отделение, которое совершило нарушение, и через сотрудников найти представителя администрации. Ему потребуется четко описать какая именно проблема и когда возникла, какие у вас имеются просьбы к руководству «Почты России». При этом стоит учесть что устная жалоба редко фиксируется письменно и поэтому неэффективна при решении серьезных вопросов.

Если вам хочется подать претензию, но нет желания обращаться в отделение или общаться с представителями «Почты России» вживую, то к вашим услугам горячая линия. Её номер 8-800-2005-888, звонки принимаются круглосуточно и бесплатны. Кроме того, в отличие от устных обращений, звонки на горячую линию фиксируются и впоследствии могут быть использованы при более серьезных разбирательствах.

Следующий способ подать претензию в «Почту России» — письменный. Его можно назвать самым действенным, так как письменные обращения рассматриваются наиболее тщательно, а ответ на них обязательно должен быть предоставлен в установленный законом срок. Более того, письменные обращения фиксируются, и факт подачи жалобы может быть использован в дальнейших спорах.

В том случае, если у вас нет возможности обратиться в «Почту России» с письменной жалобой лично или с помощью представителя, вам стоит попробовать подать претензию с помощью письма электронного. Для этого вам потребуется заполнить жалобу по бланку, а затем отправить её в электронном виде на электронную почту отделения «Почты России». Адрес вы сможете узнать в интернете, у каждого отделения от разный.

Как обратиться в электронном виде

В онлайн жалобе на почту вам нужно грамотно заполнять все поля – в противном случае вашу претензию не будут рассматривать. Для начала укажите ваши личные данные, такие как ФИО и контакты для связи. Затем отметьте тему вашего обращения и того, кто его должен получить. После этого можно приступить к самой претензии – подробно и четко опишите проблему и ваши просьбы. Чтобы подать ваше обращение, нажмите на кнопку «Отправить письмо».

Внимание

Если у вас есть мобильное приложение «Почты России», то претензию можно подать и через него. Для этого просто перейдите в соответствующее меню и заполните жалобу, полностью аналогичную той, что представлена на сайте

Приложение доступно владельцам смартфонов на любых платформах, его установка бесплатна.

В Роспотребнадзор

Роспотребнадзор – еще одна организация, которая может помочь вам при подаче жалобы на «Почту России». Однако, в отличие от иных служб, жалоба в Роспотренадзор на «Почту России» будет малоэффективной. Связано это с тем, что в отделениях почты достаточно тяжело провести проверку, а у юристов «Почты России» есть большой опыт споров с клиентами.

Если же вы все таки решите обратиться в Роспотребнадзор с жалобой на «Почту России», то заранее найдите себе опытного юриста и соберите максимум доказательств вашей правоты. В любом случае, даже если разбирательство не завершится успехом, такая жалоба позволит вам получить весьма ценный для обращения в суд документ – заключение Роспотребнадзора о проверке.

В суд

Суд – это последняя инстанция, которая сможет рассмотреть вашу жалобу на «Почту России». Для того, чтобы вы смогли обратится в суд, вам потребуется составить исковое заявление. В этом заявлении нужно указать себя истцом, а ответчиком – провинившееся отделение «Почты России». Свою претензию стоит подкрепить официальными ответами от почты, Роспотребнадзора, а так же другими доказательствами (например, фотографиями).

Внимание

Подавать жалобу стоит в мировой суд. В тех случаях, когда у вас есть требования о взыскании компенсаций, размер которых превышает 50 000 рублей, обращаться стоит в арбитражный суд

После подачи иска и его рассмотрения начнутся слушания по делу, на которых вам придется отстаивать свою позицию. Так что заранее подготовьте тактику действий и наймите адовката.

Вручение посредством заказного письма с уведомлением через почтовое отделение

Несмотря на активное использование в настоящее время средств электронной связи, например, электронной почты, направление претензий путем использования услуг различных почтовых операторов, в том числе Почты России, своей актуальности не теряет. Это обусловлено тем фактом, что суды при рассмотрении поданных дел, в отношении которых проводилась предварительная досудебная работа, принимают в качестве доказательств такой работы в том числе и уведомления о вручении претензий (выступают в качестве доказательств того, что претензии не просто были составлены на бумаге, а и направлены ответчику, и он такие претензии получил).

Именно по этой причине необходимо тщательно выполнить все правила, которые касаются направления документов с помощью заказных писем с уведомлением.

В настоящее время для отправления досудебных претензий посредством услуг почтовых операторов существуют два вида писем: заказное и ценное. Каждое из них может быть направлено с уведомлением и описью вложения.

Ценное письмо отличается от заказного тем, что в отношении него устанавливается объявленная ценность, то есть та сумма денежных средств, которая должна быть выплачена отправителю письма в том случае, если оно по каким-то причинам потерялось или часть находящихся в письме документов была утеряна.

Для того чтобы отправить какое-либо из таких писем, необходимо сделать следующие действия:

• обратиться к сотруднику почтового отделения, чтобы получить у него опись вложения и конверт для отправки заказного или ценного письма;
• составить опись вложения, если отправка письма осуществляется с таковым. В описи необходимо указать абсолютно все документы, которые вкладываются в конверт, а также иные носители информации, например, фотографии, компьютерные диски или накопители данных, с указанием их характеристик;
• вложить все документы в письмо и подготовить его к проверке работником почты;
• на описи ставится печать и заверяющая ее верность подпись сотрудника почтового отделения, которые подтверждают правильность ее составления и совпадение содержания документа с тем, что фактически находится в конверте;
• один экземпляр описи должен быть возвращен отправителю письма, а второй вместе со всеми документами запечатывается в конверт для последующей отправки потенциальному ответчику по такой претензии.

Однако при отправлении ценного письма следует помнить о том, что оно может быть не выдано получателю по той причине, что представитель получателя не имеет полномочий на такое взаимодействие с почтовым отделением (на основании действующей доверенности, выданной представителю получателя его руководителем, могут выдаваться, например, только заказные письма, а на выдачу ценных писем требуется дополнительная доверенность).

Как направить претензию

При подаче иска в суд необходимо будет приложить доказательства отправки претензии. В какой Арбитражный Суд подавать иск можно ознакомиться здесь. Если этого не сделать, то будет считаться, что претензионный порядок не соблюден.

Возникает закономерный вопрос: какими должны быть доказательства? В судебной практике по этому вопросу единой позиции нет. Некоторые суды признают претензионный порядок соблюденным, если представлена хотя бы почтовая квитанция, мотивируя свою позицию тем, что в законодательстве не предусмотрено требование об обязательном направлении претензии с описью вложения.

Также предполагается добросовестность участников гражданского оборота и пока иное не будет доказано, считается, что истцом была направлена именно претензия.

Но другие суды при отсутствии описи вложения оставляют иск без рассмотрения.

И в том, и в другом случае нужны доказательства, подтверждающие получение претензии адресатом. В случае неполучения — указание на причины этого. Ведь претензия является юридически значимым сообщением, влекущим гражданско-правовые последствия только с того момента, когда оно доставлено. Это следует из содержания ст. 165.1 ГК РФ. Если лицу, которому направлено, сообщение поступило, но не было вручено по зависящим от него обстоятельствам, то оно считается доставленным.

В итоге возможны следующие варианты направления претензии:

Во-первых, если есть возможность, рекомендуется вручить претензию лично уполномоченному представителю контрагента под роспись. Это самый надежный вариант. Если все сделано правильно. Имеющейся практики мало, но пока самым бесспорным доказательством вручения претензии суды считают наличие оттиска печати получателя претензии на ее копии (Сейчас юридическое лицо не обязано иметь печать. У ИП ее тоже может и не быть).

Во-вторых, отправить претензию курьерской доставкой. Доказательством вручения претензии в этом случае будет накладная, в которой будут указаны передающиеся документы.

В-третьих, можно отправить претензию заказным письмом с уведомлением о вручении. В этом случае в суд нужно будет представить почтовую квитанцию, уведомление о вручении организации почтовой связи.