Делаем правильно возврат товара по онлайн-кассе, чтобы «не нарваться» на штраф

Кассовый чек при возврате товара

Порядок оформления операций при применении ККТ в случае возврата товара в общем случае будет зависеть от того, когда произошел возврат товара:

• в день покупки (до закрытия смены и снятия Z-отчета);
• не в день покупки (после того, как выручка, полученная за день, будет занесена в журнал кассира-операциониста и кассовую книгу).

1

При возврате в день покупки (до закрытия смены и снятия Z-отчета) товара как надлежащего, так и ненадлежащего качества применяется порядок оформления, аналогичный вышеуказанному.

Погашенные (первоначальные) чеки наклеиваются на лист бумаги и вместе с актом сдаются в бухгалтерию, где они должны храниться при текстовых документах за данное число (письма УФНС России по г. Москве от 30.07.2007 № 34-25/072141, от 26.12.2006 № 22-12/115771, от 30.12.2005 № 09-24/668).

В случае предъявления покупателем кассового чека, содержащего несколько наименований товара, необходимо оформить акт о возврате денежных сумм по форме № КМ-3 в размере стоимости возвращённого товара с приложенным к нему кассовым чеком. При этом организация может выдать покупателю взамен копию чека, заверенную администрацией организации. На это указывает УФНС России по г. Москве в письмах от 08.06.2006 № 22-12/49655, от 02.11.2005 № 22-12/80195.

Отметим, возврат денежной суммы производится из операционной кассы организации по чеку, который выдан в данной кассе, и только при наличии на чеке подписи директора организации (заведующего) или его заместителя ().

Суммы, выплаченные по возвращенным покупателями и неиспользованным кассовым чекам, записываются в графу 15 Журнала кассира-операциониста (форма КМ-4), и на итоговую сумму уменьшается сумма выручки за данный день.

Как разъяснено в письме УФНС России по г. Москве от 09.07.2008 № 22-12/066519@, в графе 11 Журнала указывается сумма наличных денежных средств за минусом сумм возвратов и сумм, оплаченных по документам (графа 10 – графа 13 – графа 15).

Согласно абзацу третьему при закрытии предприятия по окончании работы на кассовой машине кассир должен составить кассовый отчет и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному кассовому ордеру старшему (главному) кассиру (в небольших предприятиях с одной-двумя кассами кассир сдает деньги непосредственно инкассатору банка).

Поскольку выручка кассы за день уменьшается на сумму возврата, то в приходном кассовом ордере указывается фактическая сумма денежных средств, полученная в течение дня (с учетом возврата) (постановление ФАС Уральского округа от 26.06.2014 № Ф09-3350/14 по делу № А60-26808/2013). При этом на основании приходного кассового ордера в бухгалтерском учете отражается поступление денежных средств по дебету счета 50 «Касса». Так как сумма денежных средств, возвращенная в день покупки покупателю, в приходном кассовом ордере не отражается, то в бухгалтерском учете сумма возврата в день покупки на счетах 50 и 90 «Продажи» также не отражается.

2

При возврате товара не в день покупки (оплаты) возврат денежных средств через контрольно-кассовую технику не допускается (смотрите письмо Федеральной налоговой службы от 11.04.2013 № АС-4-2/6710). В связи с этим Акт о возврате денежных сумм покупателям (форма № КМ-3) не составляется.

Как разъясняют налоговые органы (смотрите, например, письма УФНС России по г. Москве от 01.10.2007 № 18-11/3/092847@, от 30.07.2007 № 34-25/072141, от 03.11.2006 № 22-12/97729), возврат денег покупателю не в день покупки производится только из главной кассы организации на основании письменного заявления покупателя с указанием фамилии, имени, отчества и только при предъявлении документа, удостоверяющего личность (паспорт или документ, его заменяющий). Дополнительно к заявлению прикладывается кассовый чек, подтверждающий произведенную оплату. Для возврата денег покупателю из главной кассы организации составляется расходный кассовый ордер (форма КО-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88).

Обращаем Ваше внимание, что выплата (возврат) за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги может производиться из полученной организацией (ИП) выручки (без зачисления ее на расчетный счет) (п. 2 Указаний Банка России от 07.10.2013 № 3073-У «»)

Федорова Лилия, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор, член Российской коллегии аудиторов

Контроль качества ответа:Горностаев Вячеслав, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор, член МоАП 

Решения для бизнеса

• магазины

одежда, обувь, продукты, игрушки, косметика, техника Подробнее

• склады

материальные, внутрипроизводственные, сбытовые и транспортных организаций Подробнее

• маркировка

табак, обувь, легпром, лекарства Подробнее

• производство

мясное, заготовительное, механообрабатывающее, сборочно-монтажное Подробнее

• rfid

радиочастотная идентификация товарно-материальных ценностей Подробнее

• егаис

автоматизация учётных операций с алкогольной продукцией Подробнее

Для кассира на этом процедура не закончена. Он должен составить служебную записку, в которой указывается совершенная ошибка, а также подтверждается распечатка новых документов. «Неправильный» чек остается у сотрудника и прикрепляется к записке в качестве доказательства.

Следует отметить, что эта инструкция подходит только к ситуации, когда проблема была выяснена непосредственно в день продажи, а по возможности – в сам момент приобретения изделия. При этом вернуть его и полностью забрать свои деньги невозможно. Для этого требуется проведение процедуры по другому алгоритму, о котором мы расскажем далее.

Право полностью отменить сделку у клиента никто отнять не может, поэтому если для этого есть законные основания: например, вещь оказалась ненадлежащего качества, неподходящего размера или приобретатель просто передумал, процедура также проводится без замедления, но несколько сложнее.

Для начала ему придется написать заявление на имя директора магазина, в котором указывается, что именно и на какую сумму было куплено, а также в чем причина отказа. Бланк можно найти в интернете или запросить непосредственно в точке продаж. Дополнительно придется приложить ранее выданный чек и показать паспорт.

Если квитанция была утеряна, продавец сможет найти ее на фискальном регистраторе, так что проблем для покупателя не возникнет в любом случае. Разве что будет потрачено больше времени на оформление. Далее, продавцу придется сделать еще несколько шагов:

1. Оформить накладную.
2. Напечатать чек.
3. Передать новую квитанцию и деньги клиенту.

Если приобретение было совершено с помощью банковской карты, средства будут зачислены обратно на нее.

Как делать возврат по онлайн-кассе не в день приобретения

Эта ситуация по правилам проведения полностью совпадает с предыдущей. От потребителя потребуется заполненное обращение и чек (при его наличии), а от сотрудника магазина – накладная и распечатка новых документов. По завершении передачи денежных средств обратно приобретателю, сделка считается отмененной.

Дополнительно отметим только один момент. Возвращение товара через несколько дней после его приобретения требует особого внимания. На разные группы изделий установлен разный срок, в течение которого такая процедура может быть проведена. Кроме того, существуют отдельные группы вещей, которые не подлежат замене или возвращению в магазин.

Как на онлайн-кассе оформить частичный возврат

В одном чеке часто указывается несколько товарных позиций, но претензии у закупщика могут быть связаны только с одной или некоторыми из них. В таком случае приходится прибегать к совершенно другому варианту проведения процедуры. В целом она схожа с ситуацией, когда клиент хочет полностью отказаться от приобретенного, а значит составляется заявление, товарная накладная и прочие документы. Но все это описывает только конкретные вещи, которые подлежат возвращению в магазин.

Соответственно в новом фискальном документе информация будет также только по определенным позициям. Денежные средства возвращаются по ним же. Первоначальная квитанция, в которой остается подтверждение других покупок, не изымается у приобретателя. С нее просто снимается копия, которая остается в торговой точке. Таким образом, человек получает новый ордер, касающийся позиций, которые были возвращены, и оставляет себе старый, чтобы подтвердить право владения всеми остальными.

Чек коррекции

Использован релиз 3.0.74

Методика исправления ошибок в чеках описана в письме ФНС России от
06.08.2018 № ЕД-4-20/15240@. Порядок исправления зависит от вида ошибки и от применяемого формата фискальных документов. Подробнее
об этом см. Исправление ошибок в кассовом чеке и
в чеке коррекции.

Различаются два вида ошибок:

• Неприменение ККТ – для ФФД 1.1 и 1.05 используется чек коррекции.
• Исправление ошибки – для ФФД 1.1. используется чек коррекции, а для ФФД 1.05 необходимо сформировать такой же чек c обратной
  операцией, т.е. если был чек на приход, необходимо сформировать чек на возврат прихода, а уже потом правильный чек.

В программе применяемый формат фискальных документов не влияет на порядок действий по исправлению ошибки.

Ниже рассмотрим порядок действий для исправления каждой группы ошибок.

Исправление ошибок в пробитом чеке

Пример

18.12.2019 Покупатель приобрел в ООО «ТД «Комплексный» пачку бумаги А4 500 л. «Снегурочка»
70 гр./кв. м на сумму 240 руб. (без НДС).

При закрытии кассовой смены оказалось, что в кассовом чеке неправильно указали наименование бумаги. Вместо «Снегурочка»
в чеке было указано «Maestro» (рис. 1).

Ошибку исправили в этот же день.

Рис. 1 Ошибка в наименовании проданного товара

Для формирования чека коррекции необходимо отсторнировать ошибочный документ
реализации и создать новый документ Реализация товаров: Накладная (меню:
Продажи — Реализация (акты, накладные)), в котором нажать
кнопку Чек.

В открывшемся документе установите флажок Чек коррекции (рис. 2).

В качестве
Основания необходимо выбрать документ Реализация товаров: Накладная,
к которому был выбит ошибочный чек.

В строке Описание коррекции можно указать на тип совершенной ошибки. Эта информация будет отражена в чеке (тег 1177),
однако заполнение этого тега не является обязательным для печатной и электронной формы чека в ФФД 1.05 и 1.1.

Из поля Дата коррекции информация будет отражена в теге 1178 «Дата совершения корректируемого расчета», который
обязателен для печатной и бумажной формы чека для ФФД 1.05 и 1.1. В нашем примере необходимо указать дату совершения ошибки, т.е.
18.12.2019.

Поле По предписанию необходимо заполнять, только если исправление происходит на основании предписания налогового органа. В
этом случае в этом поле необходимо указать номер предписания, он попадет в тег 1179 кассового чека, который обязателен в этом случае
для печатной и электронной формы чека для ФФД 1.05 и 1.1.

Рис. 2 Формирование чека коррекции для исправления ошибки в ранее выданном чеке

Таким способом можно исправить большое количество ошибок:

• неверное указание ставки НДС;
• ошибку в названии товара;
• неправильные данные продавца;
• некорректную стоимость единицы товара.

Исправление ошибок производится в одном и том же порядке, независимо от того, происходит это в тот же день, что и выдача некорректного
чека, или в последующие.

Неприменение ККТ

Если не пробили выручку по кассе, необходимо сформировать чек коррекции (для ФФД 1.05 и 1.1. принципы формирования одинаковые в
этом случае).

Пример

17.12.2019 покупатель приобрел в ООО «ТД «Комплексный» пачку бумаги А4 500 л. «Снегурочка» 70 гр./кв. м
на сумму 240 руб. (без НДС). Кассовый чек при продаже не пробит.

18.12.2019 бухгалтер «ТД «Комплексный» обнаружил ошибку. Пробит чек коррекции.

Для оформления чека коррекции в документе Реализация товаров: Накладная
(меню Продажи — Реализация (акты,
накладные)) нажмите кнопку Чек и в открывшемся документе установите
флажок Чек коррекции.

Поскольку ранее чек не выдавался, то поле Основание остается незаполненным. В поле Дата коррекции необходимо
указать дату, когда чек должен был быть пробит, в нашем примере – 17.12.2019.

Поле По предписанию необходимо заполнять, только если исправление происходит на основании предписания налогового органа. В
этом случае в этом поле необходимо указать номер предписания, он попадет в тег 1179 кассового чека, который обязателен в этом случае
для печатной и электронной формы чека для ФФД 1.05 и 1.1.

Рис. 3 Оформление чека коррекции при неприменении ККТ

Как превратить разовую рекомендацию пользователя в привычку?

Создавайте поводы. Вводите новые услуги, придумывайте интересные акции. Порождайте вокруг себя шумиху и прокачивайте свой бренд. Кстати, совсем недавно в нашем блоге мы разместили интересную статью на эту тему.
Вовлекайте эмоции. Например, если вы ресторан итальянской кухни, то можно раз в месяц проводить семейные мастер-классы по приготовлению пиццы. Если вы занимаетесь доставкой цветов – занятия по флористике (цветочный магазин). Если вы книжный магазин – литературные вечера. Если фитнес клуб – лекции по правильному питанию.
Отвечайте на уже имеющиеся отзывы

Неважно, хорошие они или плохие. Тем самым вы показываете пользователям, что вам не все равно, что их мнение действительно очень важно для вас

При этом лучше не использовать дежурный шаблонный ответ. Будьте душевными, обрабатывайте каждую реакцию персонально. Кстати, в своих ответах вы можете мотивировать клиентов на дальнейшие обращения. Например, понравилась мне услуга ботокса в салоне красоты. Я оставила отзыв. Представители компании отвечают, а параллельно, например, предлагают попробовать в следующий раз кератиновое выпрямление.
Демонстрируйте персональный подход. Предположим, посетителю ресторана не понравился салат в китайском ресторане. Ресторан приглашает прийти повторно через неделю и попробовать то же самое блюдо, но по обновленному рецепту.

Дополнительные условия

Если покупка была совершена с помощью безналичной оплаты, то процесс возврата не будет отличаться от описанного выше. Банк вернет деньги на счет покупателя в течение 10 дней. Если средства не поступят, то нужно будет обратиться в магазин повторно. Продавец должен будет выдать их из кассы или снять с расчетного счета компании.

Кстати, даже если покупка осуществлялась за наличные средства, то при возврате покупатель может попросить вернуть их на счет карты. Достаточно указать в заявлении свои реквизиты. Обратно такое правило не работает. Поэтому если вы расплатились безналичным расчетом, то и обратно вы их получите только на карту.

Если возврат осуществляется в день покупки, то кассиру нужно сделать следующее:

1. выбрать отмену операции по номеру в меню кассы;
2. ввести номер чека;
3. подтвердить платеж;
4. распечатать чек возврата.

Надеемся, что статья помогла разобраться с тем, что делать в случае, если клиент решил вернуть покупку.

Когда составляется акт о возврате денежных средств покупателю

Ситуации, когда покупатель хочет вернуть купленный товар, возникают довольно часто. Возможность такого возврата предусмотрена законом «О защите прав потребителей» от 07.02.92 № 2300-1. До перехода на онлайн-кассы порядок действий кассира и руководства компании зависел от того, внес покупатель оплату в кассу наличными или расплатился картой, а также от момента возврата (в день покупки или позднее).

Подробнее о том, какие требования нужно соблюдать при работе с наличкой, см. в материале «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».

Если покупатель расплатился наличными и вернул товар в день его покупки, факт возврата денег покупателем продавцу оформлялся с использованием унифицированной формы КМ-3, носящей название «Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам)». На чеке представитель администрации магазина должен был поставить свою разрешительную подпись как основание для выдачи наличных денег из кассы. Чек наклеивался на отдельный лист и вместе с актом КМ-3 передавался в бухгалтерию.

Как правильно оформить возврат товара от покупателя и вернуть ему деньги из кассы, детально рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.

Остановимся подробнее на заполнении формы КМ-3.

Как работать с аппаратом Эвотор

Данный тип относится к образцам новейшей формы. Он полностью соответствует всем требованиям закона в данной сфере, является терминалом по типу «смарт». Большее количество операций выполняется автоматически. Создать на нем акт закрытие довольно просто.

Достаточно:

• В главном меню найти пометку о создании отчетности.
• Сотрудник будет переведен в специальный раздел, где отображается вся информация с последнего периода гашения. Финансовые операции, приходы и расходы и иное.
• Необходимо выбрать действие – закрыть смену.
• Далее, понадобится лишь осуществить печать сформированного документа.

Как оформить возврат на онлайн-кассе

Применяется следующая последовательность действий:

1. Покупатель заполняет заявление на возврат приобретенной им продукции.
2. Кассир выписывает РКО.
3. Оформляется накладная на онлайн-кассе.
4. Создание чека на возврат прихода на онлайн-кассе с признаком «возврат прихода».
5. Выдача наличных денежных средств или формирование платежного поручения.

В своем заявлении покупатель описывает причину отказа и отмечает желаемый способ передачи ему денежных средств с указанием банковских реквизитов в случае перевода на карту. Если изначально покупка оплачивалась картой, то возможен только безналичный расчет на ту же карту, с которой производилась оплата.

Рассмотрим, как сделать возврат чека на кассовом аппарате в различных ситуациях.

Частичный отказ от товара

Если обмену или возвращению продавцу подлежит только часть покупки, то в сформированной на онлайн-кассе квитанции следует указать перечень возвращаемых позиций и их стоимость.

Возмещение внесенного аванса

Если при продаже был сформирован чек на аванс, а позднее на зачет этой предоплаты при окончательном расчете, то при отказе от покупки достаточно сформировать один чек на полную стоимость операции. Если товар оплачен не полностью, а клиент решил его вернуть, то оформляется кассовый документ на сумму внесенного аванса.

Оплата сертификатом

В настоящее время оплата сертификатом применяется довольно часто. Если необходимо вернуть деньги за продукцию, оплаченную сертификатом, то в сформированном на онлайн-кассе чеке указывается «полный расчет» и сумма покупки, способ оплаты зависит от того, как отдаются денежные средства покупателю: наличными или на банковскую карту.

Отказ от товара, купленного с доставкой

При покупке приобретенная вещь и доставка указываются в кассовой квитанции разными позициями. При отказе от купленной вещи стоимость перевозки возмещается покупателю, если отказ происходит по вине продавца (брак, некачественный продукт, несоответствие заявленным характеристикам).

Отказ от маркированного товара

Маркировка — специальный штрихкод, который наносится на товар. С его помощью отслеживается вся цепочка реализации продукции с момента выпуска. Код маркировки, если он сохранился, следует добавить в кассовую квитанцию при оформлении возврата приобретенных маркированных товаров.

Процедура возврата для покупателя

Если покупатель разочаровался качеством товара или он просто не подошел, то для возврата покупки продавцу нужно выполнить такие действия:

1. прийти с товаром и чеком в магазин, где была совершена покупка
2. сообщить продавцу о намерении оформить возврат
3. сообщить причину
4. передать изделие и чек продавцу
5. проследить, чтобы продавец составил акт о возврате
6. заполнить заявление по предложенной продавцом форме

Требуемые документы

Кроме купленного изделия, нужно также принести продавцу или ответственному за возврат специалисту следующие документы:

• паспорт
• товарный чек и чек с торгового терминала о снятии средств с платежного инструмента
• банковскую карту

Условия

Согласно законодательству, каждый покупатель, который разочаровался купленной вещью, имеет право вернуть товар в течение 14 дней с момента покупки, после чего получить свои деньги обратно.

При покупке одежды, бытовой техники и других ценных вещей следует проверить их качество. Если что-то не устраивает, нужно сразу обращаться в магазин для возврата. При этом изделие может быть возвращено при соблюдении следующих условий:

• товар сохранил свойства и внешний вид, которые имел на момент покупки
• на изделии нет механических повреждений, появившихся по вине покупателя
• сохранилась упаковка и чек

Очень важно проверить изделие на наличие брака перед оплатой, поскольку доказать, что оно было повреждено до момента покупки, достаточно трудно. Если проверить товар своевременно и обратиться в магазин в день покупки, то деньги будут возвращены на карту покупателя намного раньше, чем при обращении в четырнадцатидневный срок

Если проверить товар своевременно и обратиться в магазин в день покупки, то деньги будут возвращены на карту покупателя намного раньше, чем при обращении в четырнадцатидневный срок.

Если обратиться на следующий день после покупки или позже, то процедура может растянуться надолго.

Важно

Для возврата нужно сохранить чек и упаковку. Если товар оплачивался банковской картой, то нужно наличие двух чеков (с кассового аппарата и с банковского терминала о снятии средств).

Вернуть товар, который оплачивался банковским платежным инструментом, может только владелец этой карточки. Бывают ситуации, когда происходит оплата покупок картой близкими родственниками ее держателя. Если в такой ситуации возникает необходимость возврата, то идти в торговую точку должен только владелец.

Сроки возврата средств

При оплате покупки наличными, процедура возврата средств существенно упрощается, поскольку кассир просто отдает деньги покупателю из кассового аппарата. Если покупка оплачивается картой, то процедура существенно усложняется. Срок, в который осуществляется возврат денег на карту, зависит от оперативности работы всех участников процесса (сотрудники банка и бухгалтерии торговой точки). Срок составляет от 3 до 40 дней.

В большинстве случаев, деньги поступают на счет в течение 10 – 12 дней. Законодательство ограничивает срок возврата средств на карту покупателя одним месяцем, но иногда случаются задержки.

Покупатель имеет возможность отследить ход обработки его заявления. Для этого нужно обратиться в бухгалтерию магазина или к консультантам банка.

Из этого правила есть одно исключение. Если вернуть товар, оплаченный в магазине банковской картой в день покупки, то процедура возврата упростится. В такой ситуации перевод средств с карты на счет продавца будет просто отменен, а деньги вернутся на счет практически моментально.

Если приобретение было сделано за наличные средства, а возврат хотят получить по безналичной оплате

Для начала это желание клиенту придется уточнить в заявлении вместе с реквизитами для перечисления средств. В остальном отличий от общей процедуры нет.

Единственный момент, который следует уточнить дополнительно, что такая смена формы платежа возможна только в случае, если первоначально использовались наличные. Если же изначально покупка оформлялась с помощью банковской карты, поменять ее на «живые» деньги невозможно, средства будут перечислены на кредитку, с которой они были списаны.

Как оформить процедуру через POS-терминал

Действия могут немного отличаться. Это зависит от используемого оборудования, но обычно они выглядят так:

1. Сотрудник торговой точки выбирает раздел «Финансовые».
2. Далее, надо остановиться на возврате товара и вставить в устройство карточку клиента.
3. После этого вводится сумма, а потребитель подтверждает ее и вводит пин-код.
4. Распечатывается готовый чек и передается приобретателю.

В течение пяти рабочих дней деньги должны вернуться .