Как анализировать документацию и добиться успеха в торгах

Содержание заявки на тендер

Требования к тендерной документации определяют ее состав:

• Заявка на участие в тендере и список подаваемых документов, прикрепленных к ней.
• Документы, являющиеся подтверждением соответствия требованиям, выдвигаемым к потенциальному поставщику.
• Таблицу цен, которая в полной мере должна отражать все фактически полученные затраты, принимающие участие в составлении конечной цены.
• Если в качестве тендера выступает поставка каких-либо товаров или технических устройств, то обязательно прилагать технические характеристики предлагаемых моделей.
• Прайс на предлагаемый перечень сопутствующих услуг, если таковые имеются.
• Оригинал документа, который является фактическим подтверждением гарантийного обеспечения тендерной заявки.

Что входит в закупочную документацию

Под закупочной документацией понимается совокупность всех документов, регламентирующих проведение тендера. Она включает, в частности, включает информацию:

• технического характера — описание предмета, его характеристик;
• юридического характера — на каких условиях должен исполняться контракт, какие санкции налагаются за его нарушение, права и обязанности сторон и так далее.

По сути, полный комплект документов, без которого невозможно проведение закупки, и составляет закупочную документацию.

Закрытые процедуры по упомянутым законам проводятся по другим правилам. Документация в открытом доступе не размещается. Познакомиться с ней могут те поставщики, кто получил приглашение поучаствовать в закрытой закупке. Если такое предложение заинтересовало, и поставщик хочет ознакомиться с документацией, то он делает заказчику соответствующий запрос.

В коммерческих торгах все иначе. Они не регулируются законами 44-ФЗ и 223-ФЗ, и для них не установлено требований о доступности документации. Поэтому размещаться она может на площадках, где проводятся торги. Доступ к ней могут получить только зарегистрированные пользователи ЭТП, а порой за это нужно платить дополнительно.

Как подготовиться к тендеру

Прежде чем регистрироваться на электронной торговой площадке, нужно понять, что такое тендер, как это работает и в какой последовательности нужно действовать. Для участия в тендере, независимо от его вида, необходимо пройти несколько стандартных этапов.

Этап 1. Поиск тендера

Все закупки государственных и муниципальных организаций проводятся в Единой информационной системе (ЕИС), сайт которой находится по этому адресу: www.zakupki.gov.ru. На портале обязаны регистрироваться все заказчики, проводящие тендеры по 44-ФЗ и 223-ФЗ.

В ЕИС помимо собственно конкурсной документации размещаются планы закупок организаций (это позволяет поставщикам планировать и свою деятельность по участию в тендерах). Также здесь находится реестр недобросовестных поставщиков, реестр жалоб, сведения об исполнении контрактов, данные о формировании начальных максимальных цен и много другой полезной информации, помогающей участникам тендеров.

Закупки частных компаний можно искать самостоятельно, но это не слишком продуктивно: вручную пересмотреть сотни интернет-ресурсов в короткие сроки невозможно. Выход есть: сведения о закупках аккумулируются на сайтах электронных торговых площадок компаний. В структурированном виде с хорошим поиском по десяткам параметров информация о тендерах коммерческих и государственных компаний сводится воедино в агрегаторах закупок (my-tender.ru, findtenders.ru, synapsenet.ru, tenderplan.ru и другие). Эти сервисы работают как на бесплатной, так и на коммерческой основе. Скажем, на synapsenet.ru годовой пакет услуг по подбору тендеров по вашим параметрам обойдется в 4800 рублей.

Этап 2. Оценка тендера

Даже если вы нашли подходящий по профилю вашей деятельности тендер, его необходимо грамотно оценить на вероятность победы. Огромное количество закупок – как государственных, так и коммерческих, – «заточено» под конкретных поставщиков. И подавая заявку на такой конкурс, вы просто потеряете время.

Отличить фиктивный тендер от реально конкурентного можно по наличию специфических требований. Если закупка автомобиля предполагает комплектацию, в точности совпадающую с аналогичной в самом крупном городском автосалоне, это повод задуматься. А если изучая историю тендеров заказчика, вы наткнулись на конкурс, когда-то уже выигранный тем самым автосалоном, значит сомнений быть не может: техзадание написано под конкретного участника.

Также на этом этапе просчитывается экономическая выгода от участия в тендере и процент от начальной цены, на который можно «подвинуться», участвуя в торгах.

Этап 3. Оформление электронной подписи

Чтобы зарегистрироваться на торговой площадке, нужно получить электронную цифровую подпись (ЭЦП) в одном из удостоверяющих центров. ЭЦП – это компьютерные файлы с уникальной кодировкой, сделанной специально для владельца подписи. После установки на компьютер ЭЦП можно удостоверять все электронные документы, направляемые для участия в тендерах.

Для оформления подписи нужно предоставить учредительные документы (для юрлиц) или паспорт и ИНН (для физлиц и ИП). Стоимость ЭЦП для участия в торгах начинается от 4000 рублей. Можно оформить электронную подпись для разных торговых площадок – это будет стоить дороже, но такая ЭЦП эффективнее, поскольку можно будет участвовать в широком спектре тендеров.

Этап 4. Подготовка документов

В зависимости от вида тендера – электронный аукцион, запрос котировок или запрос предложений – отличается объем необходимой документации, но базовый пакет для всех типов закупок одинаков. Несмотря на то, что законодательство позволяет подавать документы в бумажном виде, для участия в торгах на электронной торговой площадке требуется размещать отсканированные копии документов.

Документы, которые предоставляет участник (поставщик)

• Копия свидетельства о регистрации или выписки из ЕГРИП/ЕГРЮЛ
• Копия устава организации
• Свидетельство о постановке на учет в налоговой (ИНН организации)
• Подтверждение финансовой состоятельности (справка из банка о состоянии счета, бухгалтерский баланс за последний период).
• Сертификаты и лицензии на товар (если нужны).
• Для большинства тендеров требуется обеспечение участия – денежная сумма, которая передается заказчику в залог того, что участник всерьез намерен бороться за победу. Залог возвращается, если участник выполнил все требования. Немногие компании могут направлять на эти цели живые деньги, поэтому обычно в качестве залога передается документ – банковская гарантия.

Документы, предоставляемые заказчиком

• подробное описание предложения товаров или услуг;
• начальная максимальная цена (если предполагается);
• устав, свидетельства, лицензии;
• другие требуемые документы.

Виды тендеров в Российской Федерации

В соответствии с действующим законом, существует два основных вида, которые зависят от категории заказчика:

• государственные, когда заказчиками являются госорганы;
• коммерческие, когда в качестве основных заказчиков выступают компании различных форм собственности, проводящие закупки для своих нужд.

В зависимости от способа определения поставщиков (исполнителей), можно выделить тендеры:

• с единственным исполнителем;
• с двумя и более поставщиками (проводимые в виде конкурсов, аукционов, запросов предложений или котировок).

Каждый из этих видов тендеров отличается своими целями и правилами проведения. Способ определения исполнителя выбирает заказчик, учитывая объект, сумму закупки, компетенцию и репутацию компании, а также некоторые другие критерии.

Не привлекая специалистов на сопровождение торгов и госконтрактов вы рискуете:

• Быть включенными в Реестр недобросовестных поставщиков

  и в последующем понести несопоставимые расходы на восстановление нарушенных прав без каких- либо гарантий на успех дела

• Допустить ошибки в тендерной документации

  и вместе с коммерческими рисками понести риски привлечения к административной ответственности

• Запутаться в критериях отбора участников

  и лишить заказчика возможности законной «фильтрации» участников или сформировать требования, в последующем квалифицирующиеся как ограничивающие конкуренцию

• Быть недопущеным к торгам

  формализованная процедура проведения торгов превращает самые незначительные недочеты в документации в самостоятельные основания для отказа в допуске

Стандартный пакет документов

Участие бизнесменов в государственных закупках очень прибыльное дело и может принести немалую пользу. Но чтобы быть допущенным к участию в торгах, необходим соответствующий пакет документов. Какие нужны документы для участия в такого рода аукционе, можно узнать непосредственно у их организаторов. Или же зайти на сайт организатора и ознакомится с перечнем в электронном виде. Но, как правило, перечень документации остается в определенных рамках.

В этот стандартный пакет документации входят:

• заявка, подтверждающая желание бизнесмена участвовать в аукционе. Делается на каждого участника и обязательно входит в пакет документации. Оформляется в соответствии с установленными требованиями. Пример заявки можно просмотреть в электронном виде. В соответствии с требованиями заявка должна содержать подпись и печать исполнительного органа;
• пакет документов, подтверждающий законную деятельность фирмы.

Обычно в перечень документации на фирму, как участника аукциона, входят следующие документы:

• выписка из госреестра. Выдается участнику как юридическому лицу. Нужно предъявлять оригинал и нотариально заверенную копию. Между ними должно быть полное соответствие. Подтверждающий факт годности выписки является дата оформления. Она должна быть выдана не раньше полугода с момента объявления о предстоящем аукционе;
• копии для всех учредительных документов, подтверждающие деятельность фирмы;
• предложение от участника, а также условия выполнения контракта;
• опись предоставляемой документации. Заверяется руководителем фирмы-заявителя;
• список лиц, которые уполномочены от имени заявителя на определенного рода действия;
• заверенные нотариусом копии приказов о назначении ответственных лиц — копия приказа о том, что было проведено назначение лица на должность главного бухгалтера;
• выписка из ЕГРЮЛ. Она должна быть взята не более чем за две недели до подачи пакета на регистрацию;
• справки, подтверждающие соответствие квалификации участника;
• копия устава фирмы-заявителя;
• копия свидетельства касательно того, что юридическое лицо находится на налоговом учете;
• свидетельство, которое подтверждает наличие у заявителя необходимого опыта для исполнения условий тендера;
• справка, выданная банком и подтверждающая платежеспособность участника торгов;
• справка, выданная налоговой. Он должна подтверждать отсутствие у заявителя задолженности по платежам;
• копии всех бухгалтерских отчетов. Нужно подавать отчеты за последние три отчетных периода. На них, в соответствии с требованиями, должна стоять отметка от налогового органа;
• копии иных бумаг, имеющих отметку налогового органа. Эти бумаги должны отражать расходы и доходы за прошедшие последние три отчетных периода.

Такие документы для участия в тендерах следует подготовить обязательно. Они и являются стандартным пакетом

Но он, в зависимости от важности и/или специфики тендера, может дополняться. Узнать, какие необходимы документы – это полбеды

Какие необходимы документы для каждого конкретного аукциона можно спокойно узнать в электронном виде на сайте организатора. Но нужно их еще и правильно подготовить. Неправильно подготовленные документы для участия в тендере сделают дальнейшие действия бизнесмена бессмысленными, так как к аукциону он просто не будет допущен. Правильно оформленная документация является непреложным залогом, подтверждающим право участника на принятие участия в торгах.

Подготовка документов для тендеров представляет собой серьезный и очень ответственный процесс. Чтобы подготовка документов к тендеру прошла успешно, необходимо четко ориентироваться в сути вопроса.

В подготовленной документации должна содержаться следующая информация:

• данные о предмете аукциона;
• характеристики работ/услуг или товаров;
• условия контракта;
• основные требования, предъявляемые к участнику.

Все эти документы для тендера обязательно необходимы

Поэтому их подготовке следует уделить особое внимание и подать организаторам в точном соответствии с выдвинутыми требованиями

Документы для участия в тендере

Этап I — подготовка технического задания

Подготовка грамотного технического задания для описания закупаемого товара (работы, услуги) с учетом всех нормативных баз с учетом специфики закупаемого товара (работы, услуги)

Важно! Указание избыточных требований может привести к подаче жалоб участниками торгов и, как следствие, процесс закупки из краткосрочного периода может перейти в долгосрочный и грозить заказчикам административными штрафами

Этап II — обоснование начальной (максимальной) цены контракта.

Данный этап является обязательным для всех заказчиков, работающих по Федеральному закону №44-ФЗ. Для заказчиков по Федеральному закону №223-ФЗ и корпоративных заказчиков данный этап обязательным не является, но многие его применяют и прописывают в своих Положениях о закупках. Методы обоснования закупаемого товара (работы, услуги) прописаны в ст. 22 Федерального закона №44-ФЗ.

Опишем основной метод обоснования НМЦК, которым пользуется абсолютное большинство заказчиков.

Метод сопоставимых рыночных цен (анализа рынка) – используется при закупке товаров (работ, услуг), путем сбора коммерческих предложений нескольких потенциальных исполнителей данной закупки. Это реализуется несколькими способами:

направлением запроса коммерческого предложения на закупаемых товар (работу, услугу)

Важно прописать в запросе коммерческого предложения полное техническое задание для того, чтобы потенциальный исполнитель не накручивал цены, или наоборот, не занизил их стоимость. В качестве источника используются коммерческие предложения потенциальных исполнителей контракта;

использованием в качестве источников цен данные об исполненных госконтрактах с официального сайта zakupki.gov.ru

Важно! Все используемые сведения об исполненных контрактах должны быть исполнены поставщиком (подрядчиком, исполнителем) без применения к ним штрафных санкций и неустоек;

данные государственной статистической отчетности о ценах товаров, работ, услуг;

информация информационно-ценовых агентств, общедоступные результаты изучения рынка;

скриншоты с официальных сайтов дистрибьютеров или производителей закупаемого товара (работы, услуги) с обязательным приложением адреса сайта, откуда эта информация была взята при анализе начальной (максимальной) цены контракта.

При использовании всех вышеперечисленных источников обязательно нужно помнить, что коэффициент вариации не должен превышать 33%.  Данный расчет следует показать при расчете начальной (максимальной) цены контракта. Для всех контролирующих органов это будет являться вашим доказательством надлежащего исполнения норм закона 44-ФЗ в части формирования НМЦК.

Этап III — разработка документации

На этом этапе нужно определить способ определения поставщика: электронный аукцион, конкурс, запрос котировок, запрос предложений и другие варианты проведения закупки. Именно от выбора способа определения поставщика будет зависеть качество товара и добросовестность поставщика, поскольку при выборе электронного аукциона или запроса котировок единственным критерием для участников торгов становится цена», «Проект контракта, который впоследствии заказчик будет заключать с победителем также должен быть разработан строго в соответствии с законом и Положением заказчика о закупках и защищать права и законные интересы заказчика. При выборе других возможных способов закупки у заказчика появляется возможность учитывать квалификацию подрядчика, его опыт и надежность при работе с другими заказчиками, т.е. деловую репутацию. Риски при работе с таким поставщиком (подрядчиком, исполнителем) снижаются в несколько раз.

Важно также грамотно определить сроки проведения закупки и ее этапов. Сроки не должны противоречить закону и Положению заказчика

Проект контракта, который впоследствии заказчик будет заключать с победителем также должен быть разработан строго в соответствии с законом и Положением заказчика о закупках и защищать права и законные заказчика.

Этап IV — утверждение документации и размещение

Далее осуществляется утверждение документации заказчиком и размещение на электронных торговых площадках и ЕИС извещения о закупке, а также согласованной заказчиком документации;

Этап V — заключительный

Рассмотрение заявок участников закупки, составление протокола оценки и определения победителя проводимого тендера, заключение договора с победителем. 

География сотрудничества с партнерами из разных городов России

Какие документы нужны для тендера?

Еще раз обращаем ваше внимание на основной принцип проведения конкурсного аукциона. Тендер имеет многоступенчатую систему отбора, обычно это два и чуть реже три этапа

Юридическое лицо либо ИП, заявившие о себе на первом этапе, проходят так называемый квалификационный отбор, соответственно их пакет документации обычно включает общий и в большинстве случаев стандартный набор. Второй этап подразумевает уточнение данных. Третий этап допускает предложение условий на перспективу, например, постепенное снижения цен на продукцию либо улучшения ее качеств.

Точный перечень документов известен только в случае объявления конкурса с государственным участием. Заказчик, объявляя тендер, может по своему усмотрению выставлять собственные условия к количеству документации и любые не противоречившие законам страны требования. Такие перечни не подлежат строгой законодательной регламентации. Однако есть обобщенный список первичных документов, о чем писалось выше, опираясь на который новичок может выстраивать линию коммерческой презентации своих услуг. Таким образом, для участия в тендере его заказчику обязательно предоставляются:

1. Свидетельство о регистрации госорганами компании (ИП);
2. Копию с указание номера налогоплательщика;
3. Копию первой страницы устава;
4. Справка из банка о финансовой состоятельности;
5. Справка, что претендент не имеет задолженности перед ФНС;
6. Банковскую гарантию в качестве обеспечения заявки;
7. Сведения о бухгалтерском балансе предприятия или частного предпринимателя;
8. Сертификаты и свидетельства официальных дилеров;
9. Опись предоставленной документации за подписью руководителя с печатью.

Как можно было убедиться, практически все необходимые первичные документы предоставляются в оригиналах и заверенных печатью справках. Уточним, для отчета по бухгалтерскому балансу нужно предоставить сведения о двух состояниях. Первый на период за предыдущий год, а второй  на дату перед подачей заявки. Не редко, заказчик тендера просит обеспечить заявку банковской гарантией в процентах, обычно не превышающие 5% от суммы объявленного контракта.

Пройдя отбор претендент, как правило, получает запрос от заказчика с уточнением деталей его коммерческой деятельности. Тендер завершается подписанием контракта (договора) на поставку между заказчиком и выигравшим конкурс предпринимателем либо его представителем.

Как подготовить заявку на участие в тендере? Узнайте в данном видео:

Документы подтверждающие соответствие квалификации заявителя

• документами, которые подтверждают финансовую состоятельность компании полностью обеспечить выполнение условий контракта;
• лицам, подпадающим под действие ст. 11.1 1-Федерального Закона, необходимо подать копии всех документов, подтверждающих соответствие;
• документы или их копии на соответствие статье 11 3- Федерального Закона, если законодательством поддерживается такое требование;
• также нужно документально подтвердить соответствие подрядчика всем условиям статьи 11.2 1- Федерального Закона, если такое прописано в тендере.

Пакет документов может меняться в зависимости от сроков, объема и других условий выполнения проекта.

Обеспечение заявки

В отдельных случаях поставщик предоставляет гарантийное обеспечение, выраженное в денежной форме, в виде внесения залога на банковские счета организатора, в размере не менее 3 % от конечной суммы в контракте, со сроком действия не меньше установленных временных рамок, указанных в теле тендерной заявки.

Гарантийное финансовое обеспечение потенциального исполнителя по осуществлению тендерной заявки в виде залога денежной суммы вносится на специально созданный счет организатора тендера.

В случае если потенциальный поставщик не выигрывает тендер, средства, предоставленные организатору как залог его финансовой способности, возвращаются в установленные в договоре сроки.

Как привлечь эксперта?

Для привлечения к осуществлению закупки эксперта, экспертной организации заказчику необходимо их выбрать и заключить с ними контракт. Заключить контракт лучше заранее, т.к. для выбора эксперта, экспертной организации и заключения контракта необходимо время:

на практике это может занять от двух недель до трех месяцев.

В качестве эксперта может выступать физическое лицо, в том числе индивидуальный предприниматель, обладающее специальными познаниями, опытом, квалификацией в области науки, техники, искусства или ремесла (п. 15 ст. 3 44-ФЗ).

В качестве экспертной организации выступает юридическое лицо. Работники юридического лица должны обладать специальными познаниями, опытом, квалификацией в области науки, техники, искусства или ремесла.

Но не каждое лицо, обладающее такими познаниями, опытом, квалификацией, может быть привлечено заказчиком в качестве эксперта, экспертной организации.

В ч. 2 ст. 41 Закона № 44-ФЗ определен перечень лиц, которые не могут привлекаться к проведению экспертизы. К ним относятся лица, с помощью которых заказчик или поставщик прямо и (или) косвенно может оказывать влияние на результат проводимой экспертизы, в частности:

• лица, являющиеся либо являвшиеся в течение двух лет, предшествующих дате проведения экспертизы, должностными лицами или работниками заказчика или поставщика;
• лица, имеющие имущественные интересы в заключении контракта, в отношении которого проводится экспертиза;
• близкие родственники, усыновители или усыновленные дети руководителя заказчика, членов комиссии по осуществлению закупок, руководителя контрактной службы, контрактного управляющего, должностных лиц или работников поставщика либо лица, состоящие с ними в браке;
• юридические лица, в которых заказчик или поставщик имеют право распоряжаться более чем 20% общего количества голосов либо более чем 20% вкладов, долей.

Эксперт или экспертная организация обязаны письменно уведомить заказчика и поставщика о допустимости своего участия в проведении экспертизы и отсутствии оснований для недопуска к ее проведению (здесь закон не уточняет, какие именно доказательства должен предоставить эксперт).

Документы

Стандартный перечень бумаг, необходимых для участия в конкурсе, состоит из:

• заявки и списка документов, подаваемых вместе с ней;
• свидетельств, подтверждающих, что поставщик (исполнитель) соответствует требованиям, выдвинутым заказчиком;
• суммы всех затрат, которые учитываются при расчёте конечной цены;
• технических характеристик (нужны, если заказчик нуждается в поставке товаров или устройств);
• прайс-листа на предлагаемые услуги;
• документа, который подтверждает гарантийное обеспечение тендерной заявки.

В качестве перечисленных бумаг могут выступать:

• лицензии на осуществление деятельности;
• документ, подтверждающий право на занятие предпринимательской деятельностью, свидетельство о прохождении госрегистрации;
• аудит за последний отчётный год;
• паспорт (нужен, если в конкурсе участвует ИП);
• устав компании с указанием учредителей, акционеров и держателей акций;
• справка из банка об отсутствии задолженности за последние 3 месяца работы.

Претенденты обязаны отправлять тендерные заявки вместе с требуемой документацией, запечатав бумаги в один конверт. Подписывать заявку вправе либо сам потенциальный исполнитель, либо его официальный представитель.

Подготовка документов для тендера

В первую очередь заказчик должен получить полную информацию о том предприятии, которое участвует в тендере. Для этого он выставляет перечень необходимых документов, по которым и проводится сбор информации. Одним из главных условий успешного участия в тендере является правильная подготовка документов, которые должны быть выполнены строго по всем нормам и правилам.

Необходимые документы

Качество бумаг для тендера регулируют несколько законодательных актов, среди которых Федеральные законы №44 и №223. В них прописаны условия подготовки документов в случае государственных торгов и закупок предприятиями, у которых есть государственный капитал. Для частных компаний такого регламента не существует, поэтому они могут выставлять свои требования к количеству и качеству необходимой документации.

Найти информацию о проведении тендеров довольно просто – она должна размещаться на общедоступных ресурсах (в СМИ, в интернете и т. д.). Начинать подготавливать бумаги стоит с написания и подачи заявки. Оформлять ее нужно в соответствии с требованиями конкурсной комиссии, которая и должна предоставить бланк.

Подавая заявку на участие в конкурсе, предприятие этим дает полное согласие на все условия и требования, которые предложены заказчиком.

Все документы, необходимые для участия в тендере, нужно успеть подготовить до указанного заказчиком срока. В этот период конкурсная комиссия принимает предложения от претендентов на участие. В случае, если фирма приняла решение отказаться от участия в тендере, ее представители могут отозвать свою заявку, но сделать это нужно до окончания приема документов.

Завершающий этап тендера включает в себя открытие конвертов с предложениями участников. Для них участие в этом процессе необязательно, но есть несколько факторов, которые склоняют все же присутствовать на вскрытии конвертов:

• претендент напрямую узнает о тех условиях, которые были предложены заказчику его конкурентами
• появляется возможность гибко реагировать на предлагаемые условия в плане ценовой политики или того спектра услуг, которые необходимо предложить для получения большего успеха
• часто заказчик проводит переговоры, целью которых становится снижение цены предложения, где должны участвовать представители компаний-претендентов

Исходя из этого, можно сделать вывод, что присутствие представителей предприятия желательно и даже необходимо.

1.3. Подрядные торги могут проводиться при размещении заказов на:

реализацию крупных целевых инвестиционных программ, проектов застройки жилых районов, градостроительных комплексов и промышленных зон;

строительство предприятий, зданий и сооружений производственного и непроизводственного назначения, в том числе на условиях «под ключ»;

выполнение проектных, инженерно-изыскательских, конструкторских, строительных, монтажных, пусконаладочных и других видов работ;

поставку комплектного технологического оборудования, в том числе на условиях «под ключ»;

управление проектом, консультирование, надзор;

любые технически и организационно обоснованные сочетания указанных работ и услуг.

Данный перечень не является исчерпывающим и может быть дополнен другими экономически обоснованными видами работ и услуг, которые с точки зрения заказчика целесообразно выставить на торги.

Подача тендерных заявок

Тендерные заявки предоставляются потенциальными поставщиками в прошитом виде, пронумерованными и должны иметь печать и подпись.

Также подается техническая спецификация тендерной заявки, тоже закрепленная подписью и печатью, и оригинал гарантийного обеспечения. Эти документы запечатываются в один конверт вместе с тендерной заявкой и отдаются на рассмотрение комиссии.

Подписывать заявку может только потенциальный поставщик или его официальный представитель. Не допускается наличие в документации вставок, подтирок и различных приписок.

Потенциальные поставщики саморучно запечатывают документы в конверт, на котором указывают наименование и юридический адрес своей организации, а в качестве адреса доставки указывается организатор тендера, дата и время, установленные для вскрытия конвертов, в виде надписи «не вскрывать до…».

Тендерная документация может присылаться как лично, так и с помощью почтовых отделений в рамках установленных сроков. Любые тендерные заявки, которые были получены после установленных дат и времени, отклоняются или будут возвращены в нераспечатанном виде заявителям.

Не нарушая сроков сдачи и установленный порядок тендерной документации, к ее оформлению можно применить коррекцию, замену условий, цен и тому подобное. Возможно внесение некоторых изменений или окончательного отзыва тендерной заявки до момента истечения установленного срока без потери права ее внесения или обеспечения. Уведомление, составленное потенциальным поставщиком о намерении внести коррекцию или полностью отозвать свою заявку, отправляется организатору в письменном виде и не позднее, чем указанный окончательный срок ее предоставления. По окончании установленной даты и времени такие коррективы вноситься не могут.

После того как все заявки были приняты в указанные сроки, организатор тендера вскрывает конверты и с помощью тендерной комиссии выбирает победителя, который оглашается путем письменного уведомления всех принявших участие потенциальных поставщиков о вынесенном решении с предоставлением копии протокола итогов работы тендерной комиссии.

Правильное оформление и проведение документации во многом определяет успех самого тендера.