Как осуществляется выдача трудовой книжки при увольнении

Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении работника по ТК РФ

Работодатель не имеет права отпускать бывшего подчиненного с книжкой, в которой не сделаны соответствующие записи. Согласно ст. 66 ТК РФ он обязан вносить записи, связанные с изменениями в должности или личных данных работника. Без этих сведений не будет никакого смысла в самой книжке и ее хранении на рабочем месте. Также при отсутствии этой информации могут возникнуть проблемы с расчетом и начислением пенсии сотруднику.

Порядок увольнения и получения книжки следующий:

1. Составление заявления подчиненным, если он увольняется по собственному желанию.
2. Если увольнение происходит по инициативе руководителя, то составляется специальный акт.
3. Начальство обязано прочитать заявление, одобрить решение работника.
4. Далее после написания заявления должна следовать двухнедельная отработка.
5. В последний рабочий день в журнале учета трудовых книжек руководитель или уполномоченное лицо (обычно кадровый работник) делает запись и визирует ее своей подписью и печатью компании.
6. Работник может получить свой документ вместе со всеми выплатами, которые положены при увольнении.

Итак, запись об увольнении в трудовую книжку вносится в последний рабочий день (Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 №225). Она должна содержать в себе такие пункты:

• Порядковый номер записи.
• Дату увольнения в формате дд.мм.гггг.
• Основания расторжения договора. Помним, что слова пишутся полностью, без использования каких-либо сокращений. Ссылка на номер, пункт, часть статьи ТК РФ обязательна.
• Реквизиты приказа без сокращений.
• Подписи уполномоченного сотрудника или руководителя и увольняемого работника. Печать компании, заверяющая внесенную запись.

Пока запись в трудовую не будет внесена, выдавать ее увольняемому сотруднику нельзя.

Что за документ и насколько он важен

Трудовая книжка для любого трудящегося гражданина важный документ. Ее заводят на месте первой работы. Такие блокноты в плотных обложках с соответствующим наименованием продаются в любом магазине канцелярских товаров. Сотрудника просят купить себе и заполнить там первую страницу, где нужно указать свое ФИО.

Основную часть книжки занимает таблица, заполнением которой занимаются работодатели. Как только новый сотрудник будет оформлен, появляется соответствующая запись, что отражает:

• дату трудоустройства;
• наименование организации;
• должность;
• подпись заполняющего лица и печать учреждения.

Если человек впоследствии был повышен или понижен на работе, это также записывается в книжку. Указывается дата произошедшего, новая должность и по необходимости, причины.

При увольнении работодатель пишет:

1. дату события;
2. причину расчета сотрудника;
3. наименование организации;
4. подпись, печать.

Указывает конкретные нормативные акты, на которые ссылается при принятии такого решения. Менять трудовую книжку не рекомендуется, в ней накапливается рабочий стаж человека. Сразу видно, когда и где он проработал, кем, как продвигалась карьера.

Поэтому при устройстве на новое место, рекрутер обязательно потребует документ, а при увольнении, сотрудник получит его с последней зарплатой. Должен.

Когда можно забирать трудовую книжку

Трудовую книжку выдают на руки сотруднику только единожды — в день увольнения

Забрать документ просто так нельзя! Кто бы и что бы вам ни рассказывал о выдаче книжки на пару дней под личную ответственность, не обращайте внимание. Выдача трудовой до момента увольнения — это грубое нарушение.

После столь радостного вступления подробно проясним ситуацию. Что нужно делать, если оригинал трудовой книжки у вас потребовали другие инстанции — Пенсионный фонд при оформлении пенсии, ФМС/визовый центр при получении загранпаспорта/визы, банк при одобрении кредита? Не беспокойтесь — всем этим учреждениям достаточно предоставить заверенную копию.

При этом во многих организациях действует такая практика: трудовую и ее копию выдают на три дня после подачи соответствующего заявления. Запись о выдаче вносится в специальный журнал. Отметим еще раз, что закон такие действия не допускает (хотя напрямую и не запрещает). Но если ваш работодатель берет на себя ответственность (а по факту передает ее работнику) за выдачу на руки трудовой, то не отказывайтесь и берите документ, когда он вам нужен.

Если ваше предприятие действует по нормативам ТК РФ и выдает трудовую книжку только при увольнении, то в случае экстренной необходимости (по запросу других инстанций) запрашивайте заверенную копию. Ваши действия:

1. Пишете заявление о выдаче заверенной копии трудовой.
2. Ждете три дня (хотя обычно она готова раньше).
3. Получаете на руки копию и проверяете правильность оформления. По закону, корректная копия оформляется надписью «Верно», подписью ответственного исполнителя, личной подписью работника, ее расшифровкой и датой заполнения.

Все, правильная копия готова. Ее должны принять везде. Если от вас все же требуют оригиналы, ссылайтесь на ПП РФ № 225, где прямо говорится о том, что бланки трудовых книжек и вкладыши к ним хранятся в сейфах и выдаются только лицу, ответственному за ведение такой документации, и только по его заявке.

Теперь про увольнение. Здесь правила трактуются однозначно. Если процесс происходит по желанию работника, то он предупреждает об освобождении от занимаемой должности за две недели — пишет соответствующее заявление. Ответственный специалист готовит приказ и заполняет все кадровые документы (книжку, карточку работника, проч.). В последний рабочий день сотрудник получает на руки трудовую и медицинскую книжки, а также другие оригиналы персональных документов, которые хранились в учреждении. Забрать трудовую книжку можно только в день увольнения. Сделать это раньше не получится, а вот позже — пожалуйста.

Если работник по какой-то причине оставил документы на работе, он может получить их в любое время. ТК РФ обязывает работодателей хранить кадровые бланки до востребования. Как только бывший сотрудник попросит вернуть документацию, кадровик обязан сделать это в течение трех дней после запроса. При выдаче бланка оформите передаточный акт или расписку о получении. Делается это на случай, если работник решит предъявить претензии своему бывшему работодателю и взыскать материальный ущерб за невыдачу (да, такое тоже бывает).

Ответственность при задержке выдачи трудовой

Есть недобросовестные и не соблюдающие закон работодатели, которые шантажируют подчиненных, запугивают невыдачей трудовой книжки и удерживают важный документ у себя, не имея на то никаких прав. Эти действия приведут к тому, что увольняющийся гражданин потеряет документ, в котором выписан его стаж. Также у него могут возникнуть трудности при устройстве на новую работу.

Пострадавший от таких действий сотрудник имеет право подать заявление в суд на работодателя, куда может внести сам факт угроз с его стороны по поводу удержания документа без веских оснований. По рассмотрении жалобы, руководителя вынудят вернуть документ с соответствующими записями. Кроме того, могут признать, что увольнение было вне рамок закона, если работник не по своей воле уходил с должности. Тогда его восстановят на работе в той компании, где он и числился. Руководитель должен будет компенсировать сотруднику материальный и моральный вред, а также возместить все судебные расходы, если суд примет такое решение.

Внимание! Если работодатель надолго задержал выдачу трудовой, то в таком случае законодательством установлена административная ответственность. Чем дольше руководитель задерживает выдачу документа, тем больше ему придется заплатить

Согласно ст. 5.27 КоАП штраф может быть установлен в таких размерах:

Чем дольше руководитель задерживает выдачу документа, тем больше ему придется заплатить. Согласно ст. 5.27 КоАП штраф может быть установлен в таких размерах:

• Должностным лицам — 1000-5000 руб.
• Предпринимателям без образования юрлица — 1000-5000 руб. или приостановление деятельности на срок до 90 суток.
• Юрлицам — 30000-50000 руб. или приостановление деятельности на 90 суток.

Какой бывает выдача документа

Закон предусматривает несколько вариантов выдачи трудовой книжки увольняющемуся сотруднику.

Непосредственно сотрудником

Работник, в первую очередь, должен сам позаботиться о том, чтобы трудовая книжка ему была выдана своевременно и лично. В документе не делается никаких отметок относительно даты его получения, и для этого составляется отдельный акт, в котором сотрудник указывает свою фамилию, имя, отчество, паспортные данные и перечень выданных документов.

Согласно статье Трудового кодекса Российской Федерации днем увольнения сотрудника считается последний рабочий день. По наступлению окончательной даты сотрудничества работодатель обязуется произвести окончательный расчет, а также выдать трудовую книжку в порядке статьи Трудового Кодекса Российской Федерации.

По доверенности

В силу различных причин работник не всегда имеет возможность самостоятельно посетить предприятие и забрать трудовую книжку. В таких случаях закон позволяет выдать документ третьему лицу на основании доверенности.

В доверенности должно быть указано:

• полные данные лица выдавшего документ;
• полные данные лица, которое уполномочены на осуществление конкретных действий;
• суть доверенности, в которой отображается правомочность поверенного;
• срок действия доверенности.

По почте

Если увольняемый сотрудник не появляется на предприятии для получения окончательного расчета и трудовой книжки, то работодатель имеет право направить документ по почте.

Такие же действия допустимы при взаимном согласии сторон трудового соглашения. Перед тем, как направить документы заказным письмом, сотруднику должно быть направлено уведомление о необходимости явиться на предприятие.

Если работник, в ответ на уведомление, направит письмо с просьбой выслать трудовую книжку по указанному при оформлении на работу или любому другому адресу, то работодатель на основании полученного ответа осуществляет действия по отправке ТК.

Документы, которые необходимо оформить при увольнении гражданина с ЭТК

Все документы, оформление которых предусмотрено трудовым законодательством, отдаются физическому лицу в последний день нахождения в организации.

Исходя из ст. 84.1 ТК РФ, отдел кадров обязан выдать не все бумаги, в определенных случаях потребуется заявление.

Таблица №1. Перечень документов при увольнении сотрудника.

№	Что организация обязана выдать	Что выдается по инициативе работника
1	Сведения о работе по форме СТД-Р	Справка 2-НДФЛ
2	Расчетный листок	Заверенные копии документов, касающихся работы (например, копии приказов об увольнении, о премировании, о взысканиях)
3	Справка за два года о зарплате по форме 182Н	Справка за три месяца о среднем заработке
4	Информация по сотруднику из формы СЗВ-М (данные за последний месяц работы)	Копия формы СПВ-2 (со сведениями о застрахованном стаже для назначения пенсии)
5	Информация по сотруднику из формы СЗВ-СТАЖ (дается за отчетный год до даты увольнения)
6	Выписка из раздела 3 расчета по страховым взносам
7	Информация по сотруднику из формы ДСВ-3 (с начала квартала до даты увольнения)
8	Медицинская книжка (при наличии)

Если работник трудился по ЭТК, то выдача справки по форме СТД-Р – это обязанность работодателя. При отсутствии такой возможности документ высылается через Почту России заказным письмом с уведомлением.

Внимание! Содержание и вид документа закреплены приказом Минтруда от 20 января 2020 года № 23н, шаблон введен в действие с весны 2020 года.

Справка СТД-Р заполняется отдельно по каждому работнику с ЭТК и:

• отражает информацию о работе только у данного нанимателя;
• содержит дату подачи заявления о полном переходе на ЭТК (если оно было подано у текущего работодателя);
• может быть на бумаге или электронной.

В день увольнения наниматель должен осуществить окончательный расчет, в том числе сделать доплату за неиспользованный отпуск.

В соответствии со ст. 11 ФЗ 27 от 1 апреля 1996 года, устанавливающего порядок персонального учета в системе обязательного пенсионного страхования, работодатель обязан предоставить информацию о размере заработка по официально утвержденному бланку (Приказ №182н Министерства по труду РФ от 30 апреля 2013 года), а также выписки из форм СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3, СЗВ-М.

В день увольнения также выдаются дополнительные документы, содержащие данные о трудовой деятельности, если работник пожелал их получить. Вариант предоставления указывается в заявлении, может быть бумажная, с заверением надлежащим образом, или электронная с соответствующей подписью.

Ответственность работодателя за нарушение процедуры увольнения

Несвоевременность выдачи документов, касающихся профессиональной деятельности увольняющегося работника, влечет для организации материальные убытки.

За невыдачу формы СТД-Р закреплена административная ответственность. Кодексом об административных правонарушениях предусмотрено (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

• предупреждение или штраф в сумме 1 – 5 тыс. рублей для частных предпринимателей и руководителей;
• предупреждение или штраф в сумме 30 – 50 тыс. рублей для компаний.

К тому же, если наниматель не выдал форму в день увольнения по своей вине, то становится обязанным компенсировать сотруднику заработок, который он недополучил за период простоя в работе (ст. 234 ТК РФ).

Важно! При отсутствии уволившегося лица и невозможности выдать ему приготовленные документы, работодатель имеет право составить уведомление в произвольном виде.

В тексте необходимо упомянуть, чтобы работник явился за справкой лично или дал согласие на отправку по почте. Уведомление направляется заказным письмом через почту с извещением о вручении. В этом случае согласно ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ фирма освобождается от наказания.

При дальнейших неправомерных действиях со стороны нанимателя суммы возрастают и уже составляют:

• 10 – 20 тыс. рублей для руководителей и частных предпринимателей ;

• 50 – 70 тыс. рублей для фирм;

• руководитель может лишиться права исполнять должностные обязанности на срок 1-3 года.

БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ всегда доступны для Вас! Именно Вашу проблему можно решить так:

• опишите вашу ситуацию юристу в онлайн чат;
• напишите вопрос в форме ниже;
• позвоните 8 (499) 350-55-06 доб. 145 — Москва и Московская область
• позвоните 8 (812) 309-06-71 доб. 704 — Санкт-Петербург и область

Распечатать

Нужно ли письменное согласие работника на отправку трудовой книжки по почте и как его получить

Руководитель обязан в последний день работы сотрудника выдать ему расчет и трудовую книжку с занесением соответствующей записи об увольнении.

Возможно, работник не согласен с причиной увольнения и отказывается забирать трудовую книжку или по какой-либо причине отсутствует в день расторжения договора на работе.

Тогда следует в этот же день отправить ему заказное письмо о необходимости получения им трудовой книжки или получении письменного согласия на отправление ее почтой. Выслать трудовую книжку по почте считается возможным, если имеется от сотрудника письменное согласие на отправление трудовой книжки по почте.

Как правильно отослать трудовую книжку почтой

После получения письменного согласия нужно отослать трудовую книжку в течение не более трех дней (рабочих).

Для этого необходимо:

1. Составить акт, обязательно в присутствии свидетелей. Это послужит доказательством невиновности руководителя в задержке выдачи трудовой книжки. Копию акта желательно вручить бывшему сотруднику под расписку.
2. Издать приказ на основании акта, в котором обязательно следует указать, что не было возможности ознакомить работника с приказом об увольнении.
3. Следует снять ксерокопии всех листов книжки перед тем, как отправить ее почтой. Это пригодится в случае утери при пересылке.
4. Оформить письмо с уведомлением (заказное). В письме необходимо указать адресные данные, телефон для контакта и время работы, в том числе обеденный перерыв, отдела кадров.
5. Составить опись содержимого почтового конверта. Опись заверяет сотрудник отделения почты. Она послужит доказательством того, что в письмо вложена именно книжка и все сопутствующие документы. В связи с этим работник не сможет обвинить вас в том, что в конверте было что-то иное. Еще стоит обязательно указать в описи, что вложено письмо с требованием сотруднику явиться в организацию для получения им трудовой книжки или письменного согласия для отправления ее почтой. Копию описи нужно сохранить для доказательства в суде, если это будет необходимо.

Важно:

• рассылайте уведомления уволенному сотруднику по всем адресам, известным вам}
• не забывайте, что согласие работника об отправке трудовой книжки по почте должно быть обязательно письменным}
• передайте трудовую книжку из центрального офиса в филиал, если сотрудник работал именно здесь}
• не передавайте трудовую книжку третьим лицам, для этого нужна доверенность, оформленная нотариально.

Что может предпринять уволенный сотрудник

Если уволенный работник по какой-либо причине не получил трудовую книжку, он имеет право написать на работодателя заявление в суд о нанесении морального ущерба. В качестве доказательства можно предъявить справку об имеющемся заболевании после увольнения.

Необходимо доказать, что это заболевание связано с нервным срывом по причине отсутствия трудовой книжки. К примеру, невозможно было устроиться на другую работу, возникли трудности с пенсионным оформлением и тому подобное.

Если задерживается выдача книжки по вине работодателя, уволенному сотруднику выплачивается средняя заработная плата за время непредвиденного прогула, дата увольнения переносится на тот день, когда книжку отдали на руки работнику. Об этом следует издать новое распоряжение или приказ, занести запись в книжку.

Нет сотрудника и нет письменного согласия от него на пересылку книжки

Если длительный срок по неизвестным причинам работник отсутствует на работе и не дает письменное согласие на пересылку ему трудовой книжки, то существуют два варианта:

1. Храните книжку до востребования. Срок хранения невостребованных трудовых книжек – 75 лет.
2. Обратитесь в суд с иском. Укажите, что не нашли возможности, как отправить трудовую книжку по почте. На основании решения суда прекратите трудовое соглашение с этим сотрудником. В трудовую книжку внесите соответствующую запись, основанную приказом об увольнении по решению суда.

Выдается трудовая книжка даже в том случае, если работник не рассчитался с бухгалтерией. Ни работодатель, ни сотрудник кадрового отдела, ни какое-либо доверенное лицо не имеют права шантажировать увольняющегося работника, манипулируя трудовой книжкой.

При любой проверке инспекцией по труду обнаружатся книжки всех уволенных сотрудников. Если не будет оснований для их хранения в организации, то работодателю грозит наложение штрафа в размере до 50 000 рублей (возможно, даже за каждый необоснованно хранящийся документ).

Кадровое делопроизводство

Оцените публикацию

В какие сроки предоставляется стд-р в 2020 году

Электронные трудовые книжки вносят разнообразие в привычный деловой оборот: появляются новые отчетные формы. Расскажем о том, каковы сроки предоставления сведений о трудовой деятельности СТД-Р.

Для чего нужна СТД-Р

Приказом Минтруда от 20.01.2020 № 23н введен в действие новый бланк — СТД-Р. Он заполняется кадровыми специалистами или другими работниками, ведущими трудовые книжки.

Форма включает сведения о занятости сотрудника у работодателя:

Переход к трудовым книжкам в цифровом формате требует совершенствования процедуры выдачи информации. Сведения о трудовой деятельности представляют интерес для человека при поиске новой работы или в других целях: например, при оформлении кредита.

Фактически новая форма СТД-Р дублирует записи трудовой книжки. Если ранее с документа снимали копию и заверяли ее, то теперь работники получат СТД-Р в том виде, в котором запросят: в электронном (подписанном усиленной КЭП) или бумажном.

При этом работодатель включает в бланк только данные за период работы у него. Для получения сведений по нескольким местам найма гражданин вправе обратиться в Пенсионный фонд.

ПФР выдаст отчет СТД-ПФР, который подобен СТД-Р, но дополнен графой о работодателях.

Срок сдачи СТД-Р в 2020 году

По сути, форма СТД-Р не является отчетной: контролирующим органам она не представляется, а выдается работнику по необходимости. Но сроки выдачи сведений нарушать не следует.

Данные предоставляются сотруднику (ст. 66.1, 84.1 ТК РФ):

• по заявлению — в течение 3 рабочих дней;
• при увольнении — в последний рабочий день.

Работодатель не обязан выдавать СТД-Р работнику, попросившему продолжать вести трудовую книжку в бумажном формате. В день увольнения сотруднику в таком случае выдается на руки сама книжка, а по заявлению дополнительно предоставляются заверенные копии документов, связанных с работой.

Ответственность за невыдачу СТД-Р

Задержка предоставления сведений приравнивается к невыдаче трудовой книжки и влечет:

• необходимость возмещения ущерба сотруднику, который не устроился на новую работу из-за отсутствия данных о трудовой деятельности (ст. 234 ТК РФ);
• административную ответственность (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
  • для ИП — штраф 1-5 тыс. руб.;
  • для должностных лиц — штраф 1-5 тыс. руб. или предупреждение;
  • для организаций — штраф 30-50 тыс. руб.

Дополнительно работник вправе обратиться в суд с целью возмещения морального вреда.

Ст. 84.1 ТК РФ освобождает работодателя от ответственности, если сотрудник отказался получать сведения или отсутствовал в день их выдачи. При этом СТД-Р распечатывается, заверяется и отправляется по почте заказным письмом с уведомлением.

Подводим итоги

• Форма СТД-Р дублирует записи из электронной трудовой книжки.
• СТД-Р не является отчетной формой, а выдается работнику по запросу или при увольнении.
• Срок представления СТД-Р работнику — в день его увольнения, а по запросу — в течение 3 рабочих дней.

Что делать работнику, если не отдают трудовую книжку

Если работнику не отдали трудовую книжку в день увольнения, следует посетить работодателя и потребовать ее немедленной выдачи в письменном виде – путем написания заявления. Кроме того, он вправе потребовать возмещения ему недополученного заработка.

Если в результате трудовая книжка так и не выдана, он вправе обратиться жалобой в трудовую инспекцию, прокуратуру или подать заявление в суд.

Надзорные органы организуют проверку работодателя и при выявлении нарушений принудят его к их устранению. В суде сотрудник может добиться выплаты ему недополученного заработка, а также морального вреда – в случае, если сможет обосновать его наличие.

Трудовая книжка является документом, в котором фиксируется история трудовых отношений сотрудника и работодателя. Запись о трудоустройстве в книжке должна быть сделана в обязательном порядке, если данное рабочее место для физического лица является основным.

Мнение эксперта
Давыдов Александр Юрьевич
Консультант по вопросам гражданского права с 20-летней практикой. Автор множества статей на юридическую тематику

Также в нее заносят информацию о поощрениях и выговорах. Согласно ТК РФ , выдача книжки при увольнении должна быть произведена в четко ограниченные сроки.

Внесение записей в трудовую книжку

Согласно Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. № 69, записи в трудовую книжку можно вносить чернилами черного, синего или фиолетового цвета перьевой, гелевой или шариковой ручкой. Не допускаются сокращенные записи типа «пр.» вместо «приказ», «ст.» вместо «статья», «ТК» вместо «Трудовой кодекс» и т.д. Даты указывают арабскими цифрами в формате: число и месяц — двузначными, год — четырехзначными.

В разделах трудовой книжки «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» недопустимо зачеркивать неточные, неправильные или недействительные записи. При такой необходимости после последней в книжке записи вписывают «Запись за номером таким-то недействительна», а затем делают правильную запись. Если была признана недействительной запись в трудовой книжке об увольнении или переводе на другую постоянную работу, то по письменному заявлению работника ему выдают дубликат трудовой книжки без внесения в нее такой записи.

Когда человек, с которым заключили трудовой договор, уже работал раньше, он приносит трудовую книжку, титульный лист в которой заполнен. В случае, когда трудовая книжка заполняется впервые, ее нужно оформить в течение недели.

Сведения о работнике в титульном листе вносятся по правилам:

• фамилия, имя и отчество прописывают полностью, без инициалов, так, как указано в документе, удостоверяющем личность;
• сведения об образовании: общем, среднем профессиональном, высшем, послевузовском вносятся на основании документов об образовании (аттестат, удостоверение, диплом и др.);
• если работник еще учится, то запись о незаконченном образовании вносят на основании справки образовательного учреждения, зачетной книжки, студенческого билета.

После внесения этих данных и указания даты заполнения трудовой книжки работник должен своей подписью удостоверить на титульном листе достоверность информации о нем, затем титульный лист подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек и проставляется печать организации или кадровой службы. Трудовая книжка без печати на титульном листе будет признана недействительной.

Дальнейшие изменения основных сведений о работнике производятся на основании документов (паспорта, свидетельства о браке или его расторжении, изменении фамилии, имени, отчества и др.) со ссылкой на их номер и дату. Прежние фамилия, имя, отчество, дата рождения зачеркиваются одной чертой и записываются новые данные. Ссылки на документы, на основании которых были внесены изменения, вписывают на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяют подписью работодателя или уполномоченного им лица и печатью организации (кадровой службы). При дополнении на титульном листе записей об образовании, профессии, специальности прежние записи не вычеркивают, а только дополняются новыми. Ссылки на новые документы об образовании делать на внутренней странице не надо, правилами это не предусмотрено.

При внесении сведений о работе указывают полное и сокращенное наименование организации. Далее производится запись о принятии на работу в структурное подразделение работодателя, должность (профессия, специальность), а также дата и номер приказа или другого решения, по которому работник принят на работу.

Наименование должности, специальности, профессии должно соответствовать штатному расписанию работодателя. Если условия работы предполагают льготы или ограничения, то это наименование надо записывать так, как указано в квалификационных справочниках. В трудовую книжку работника, который в период работы получил новый разряд (класс, категорию) или вторую профессию (специальность, квалификацию) вносят соответствующую запись.

При увольнении работника в трудовой книжке записывают дату увольнения, его причину и наименование документа, на основании которого внесена запись (приказ, распоряжение или другое решение работодателя, его дата и номер). Если увольнение происходит в порядке перевода на другую постоянную работу к другому работодателю, то нужно записать, по какому основанию производится перевод: по просьбе работника или с его согласия. Тогда следующая запись при приеме на новую работу будет сделана с указанием того, что работник принят или назначен в порядке перевода.

Выдача трудовой книжки сторонним гражданам

Иногда допускается передача документа и без участия уволенного лица. В случае смерти сотрудника трудовую книжку также следует оформить по всем правилам, внести соответствующие записи и передать родственникам умершего. Документ может быть отправлен почтой по их письменному заявлению. Подтверждением наличия родственной связи может быть любой документ: свидетельство о рождении, о браке и пр.

Получить трудовую книжку вправе и доверенное лицо уволенного работника. При этом требуется предъявить оформленную доверенность, содержащую следующие данные:

• сведения о заинтересованных лицах (доверителе и получателе), реквизиты удостоверяющих их личность документов;
• характер совершаемых доверяемых действий;
• образцы подписей;
• сроки действия документа.

Выдачу книжки необходимо закрепить распиской доверенного лица о ее получении. Если выдача документа невозможна по причине отказа в получении или невостребованности, его следует хранить до востребования. Максимальный срок хранения работодателем составляет 75 лет.

Более подробную информацию о сроках хранения документов см. в статье «Каков срок хранения кадровых документов в организации».