Как сформировать комиссию по закупкам в рамках 44-фз

Как создать

Покупатель должен принять решение о создании такого органа. Здесь же должен быть определен его состав, председатель и порядок работы. Срок — до размещения извещения о торгах в ЕИС.

В законе № 44 названо несколько видов комиссий:

1. Конкурсная.
2. Аукционная.
3. Котировочная.
4. По рассмотрению заявок на участие в запросе предложений (в т. ч. окончательных).
5. Единая комиссия по осуществлению закупок 44-ФЗ.

Последняя может работать со всеми закупочными процедурами. Выбор здесь стоит делать, исходя из особенностей предмета контракта. Например, для технически сложных или дорогостоящих товаров целесообразно создать отдельную коллегию с привлечением лиц, обладающих необходимыми знаниями. При отсутствии какой-либо специфики закупок удобнее создать единый орган.

От выбранного вида будет зависеть и минимальная численность. Так, число членов единой комиссии заказчика, а также аукционной и конкурсной — 5 человек. Для остальных видов — 3 человека.

Формирование группы специалистов: с чего начать

Решение о создании комиссии принимается заказчиком. Ее состав и правила работы должны быть известны до проведения закупки, а точнее, до даты размещения извещения о ней. Для этого заказчику надо:

• определить вид создаваемой комиссии (конкурсная, аукционная, котировочная, приемочная);
• утвердить ее состав и председателя;
• определить порядок работы.

Разберем каждый этап.

Шаг 1. Определить вид

Закон позволяет создать единую комиссию, которая сможет выбрать исполнителя контракта без привязки к способу проведения закупки. В то же время заказчик вправе формировать конкурсную, аукционную, котировочную, по рассмотрению заявок на участие в запросе предложений — в зависимости от того, какой способ определения исполнителя будет использован. Срок действия комиссии также определяет заказчик.

Чаще всего организации проводят закупки, не отличающиеся особой спецификой. Поэтому целесообразнее формировать группу, которая сможет работать на всех тендерах.

В контрактной системе есть такое понятие, как приемочная комиссия заказчика. Комиссия по закупкам по 44-ФЗ бывает нужна для проверки качества исполнения договоров, анализа соответствия продукции, оговоренной договором, и ее приемки. Но на стадии отбора исполнителя в ней нет необходимости.

Подчеркнем, что приемочная комиссия – не обязанность, а право заказчика по 44-ФЗ. В федеральном законе только сказано, что товар принимается (экспертиза результатов осуществляется) собственными силами заказчика. Будет ли он для этого создавать отдельную приемочную комиссию или ограничится мнением разбирающихся в предмете закупки сотрудников – конкретного правила не предусмотрено.

Шаг 2. Решить вопрос о составе

44-ФЗ введено несколько требований к экспертам. Так, в единой и приемочной комиссии минимальное количество членов — 5 человек. При формировании конкурсной, аукционной и котировочной — заказчику следует отобрать не менее 3 специалистов.

Согласно ст. 39 закона о госзаказах, в состав комиссии, в том числе приемочной, должны входить лица, имеющие определенный уровень подготовки в этой сфере, а также обладающие особыми знаниями об объекте закупки. Сколько специально подготовленных специалистов должно быть, не указано, но желательно, чтобы их было не менее 50%.

Место работы эксперта роли не играет: это может быть сотрудник любой другой незаинтересованной в результатах закупки организации. В то же время заказчику запрещено привлекать граждан, которые:

• организовывают/проводят закупки;
• лично заинтересованы или могут повлиять на результаты определения исполнителя контракта;
• наделены полномочиями по контролю в сфере госзаказов;
• соответствуют иным критериям, перечисленным в ч. 6 ст. 39 закона.

Если будет установлено, что комиссия сформирована некорректно, неподходящих лиц придется заменить на тех специалистов, которые соответствуют установленным требованиям.

Шаг 3. Утвердить необходимые документы

Чтобы комиссия функционировала на законных основаниях, надо выпустить приказ о ее создании. В нем следует прописать все важные вопросы относительно состава и правил работы экспертов.

Приказ о формировании комиссии нужен обязательно в письменной форме, а его содержание заказчик определяет самостоятельно с учетом действующих норм.

Положение о комиссии — документ необязательный. Но тогда все вопросы, связанные с функционированием группы специалистов, должны быть раскрыты в приказе. Речь идет о:

• процедуре уведомления о месте, дате и времени проведения заседания;
• регламенте проведения заседаний комиссии;
• запрете на заочное голосование и передачу делегирования полномочий третьим лицам;
• правах и обязанностях экспертов, их ответственности;
• основаниях и сроках изменения членов.

Приказ о создании комиссии по проверке знаний по электробезопасности

Если на предприятии есть электрическое оборудование, то персонал должен быть осведомлен о правилах работы с ним и безопасности при его использовании во избежание серьезных последствий. Для проверки владения этими знаниями руководство назначает специальнцю комиссию, регулярно осуществляющую проверку знаний персонала по нормам и правилам обращения с электрооборудованием.

Приказ руководства выражает его требование о создании комиссии и проведении проверки знаний персонала в этой области. Он составляется по общепринятым нормам документоведения и должен содержать указания на нормативные документы.

ООО «Артемис»
ПРИКАЗ № 15/2О назначении комиссии по проверке знаний по электробезопасности

12 марта 2017 года, г. Солнечногорск

В соответствии с требованиями Правил технической эксплуатации электроустановок потребителей и Правил по охране труда при эксплуатации электроустановок:

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить комиссию по проверке знаний норм и правил работы с электрическим оборудованием в составе:

Председатель комиссии: главный инженер Дмитренков Ю.Л., группа по электробезопасности

Заместитель председателя комиссии: заместитель главного инженера Лебутенко Г.И., группа по электробезопаности.

Члены комиссии:

• инженер по охране труда Леваневский К.М.
• инженер электроустановок Михайловский Р.П.;
• инженер электроустановок Затурин К.И.

2. Отделу кадров приказ довести работникам организации в части, непосредственно их касающейся.

3. Контроль над исполнением приказа оставляю за собой.

Генеральный директор ООО «Артемис» /Ладинский/ К.П. Ладинский

Приказ о создании комиссии по списанию материальных ценностей

Для того, чтобы списать с баланса организации материальные ценности, нужно регулярно производить их учет. Списание возможно только по заключению комиссии, производившей учет материальных запасов, составляющих ценности организации, сделавший вывод относительно их прихода и расхода. А для этого такая комиссия должна быть учреждена приказом руководства.

В приказе, помимо цели, нужно указать период актуальности деятельности комиссии, если она не будет постоянно действующей, а также в обязательном порядке имена и должности ее председателя и членов. Обязательно упоминание о контроле над соблюдением приказа и ответственности за это конкретного лица.

ООО «Айскрим»
ПРИКАЗ № 11/3О создании комиссии по учету и списанию материальных ценностей на 2017 год

25 декабря 2016 года, г. Томск

С целью учета прихода, расхода, обеспечения сохранности и обоснованного своевременного списания материальных ценностей

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать постоянно действующую в течение 2017 года комиссию в составе:

председатель комиссии: главный инженер Колобчук Р.И.;

члены комиссии:

• инженер-технолог Маркиянов П.И.;
• завхоз Лестрицкая А.Т.;
• бухгалтер Смирнова Е.К.

2. В необходимых случаях в состав комиссии дополнительно вводится материально- ответственное лицо, которому подотчетны соответсвующие товарно-материальные ценности.

3. Контроль над исполнением настоящего приказа возложить на главного бухгалтера Фиолентову А.И.

Генеральный директор ООО «Айскрим» /Трубецкой/ А. А. Трубецкой

Приказ о создании комиссии по списанию основных средств

Чтобы списать те или иные основные средства, пришедшие в негодность ил по иным причинам убывающие с баланса организации, необходимо назначить специальную комиссию, которая даст заключение относительно этих материальных активов. Комиссия может быть постоянно действующей или назначаться для списания, например, того или иного оборудования или транспортного средства. В этом случае в приказе обязательно указывается конкретная цель создания комиссии и ее компетенции.

ООО «Лукоморье»
ПРИКАЗ № 14/1О создании комиссии для списания основных средств

18.04.2017 г., г.Санкт-Петербург

Для списания с баланса организации оборудования (станка для деревообработки)

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать комиссию в составе:

председатель комиссии: начальник деревообрабатывающего цеха Патраковский Р.В.;

члены комиссии:

• главный бухгалтер Михайлишина В.К.;
• мастер-наладчик Рубахин О.Л.;
• технолог Щусенко Е.Н.

2. Возложить на созданную комиссию следующие компетенции:

• осмотр станка для деревообработки, подлежащего списанию (с использованием необходимой технической документации и данных бухгалтерского учета);
• выявление причин необходимости списания оборудования;
• установление лиц, по вине которых произошло преждевременное изнашивание станка;
• установление возможности применения отдельных частей станка, оприходованных в результате демонтажа оборудования, и их оценка в соответствии с актуальной рыночной стоимостью;
• составление акта на списание станка.

3. Акт на списание оборудования, утвержденный руководителем организации, подлежит передаче в бухгалтерию ООО «Лукоморье».

4. Контроль над соблюдением настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор ООО «Лукоморье» /Седых/ П.И. Седых

Приемочная комиссия

Приемочная комиссия заказчика по 44-ФЗ создается в целях организации приемки товаров (работ или услуг). Создавать ее необязательно, однако если все-таки имеется такая необходимость, то решение о создании принимается заказчиком самостоятельно в целях организации надлежащей приемки товара в рамках исполнения контракта.

В составе должно быть не менее пяти человек.

Решение о создании оформляется изданием приказа в произвольной форме на бумажном носителе. При этом рекомендуется разработать специальный документ, закрепляющий всю организацию приемки товара, с образцами документов, которые подписываются в процессе, к примеру акт приема-передачи.

Зачем создают

ВАЖНО!

Не путайте ее с контрактной службой. Комиссия не организовывает всю процедуру, а занимается только рассмотрением поступивших предложений, ее члены не обязательно работают в контрактной службе. Главное — наличие компетенций и знаний, которые помогут корректно выбрать победителя.

Выделяют такие виды:

• конкурсная (при проведении различных конкурсов, в т. ч. и электронных);
• аукционная (для осуществления аукционов);
• котировочная комиссия формируется заказчиком для проведения запроса котировок, в т. ч. и электронных;
• по рассмотрению заявок на участие в запросе предложений, в т. ч. и электронных;
• единая комиссия по осуществлению закупок создается заказчиком при определении поставщика (подрядчика, исполнителя) в закупочных процедурах, в т. ч. и электронных.

Если заказчик проводит торги, не отличающиеся какой-либо спецификацией, то целесообразно создать единый коллегиальный орган. А если закупаете специфический товар, который требует специальных познаний, создавайте ее для проведения конкретной процедуры, а в состав включите специалистов или экспертов в нужной области.

На что обратить внимание при оформлении документа

Как к составлению бланка, так и к его оформлению, никаких однозначных критериев нет: допустим как печатный, так и рукописный вариант документа. Приказ можно писать на фирменном бланке компании или на обыкновенном чистом листе любого удобного формата.

При этом бланк должен быть обязательно подписан директором организации или заместителем, уполномоченным действовать от его имени.

Проштамповывать документ при помощи штемпельных изделий не обязательно, т.к. юридические лица с 2016 года имеют полное право не использовать для удостоверения своей документации различные печати и штампы (только если такая норма не прописана в локальных актах фирмы).

Делается приказ обычно в одном экземпляре и обязательно фиксируется в журнале учета внутренних документов.

Новые изменения

С 1. 01. 2021г можно проводить приемку товара, составлять и подписывать документы онлайн в электронном формате за счет ЕИС (Единая информационная система). Цифровая подпись будет считаться юридически значимой, равно как и поставленная собственноручно на бумаге.

Для осуществления документооборота с помощью ЕИС стороны сделки составляют контракт по иному, дополняют его пунктами:

• возможность получения партии товара в электронном формате;
• обмен документами, подписанными цифровой подписью;
• принятие счетов-фактур, корректировочных и передаточных бумаг (первичных учетных документов) онлайн.

Достаточно найти в реестре действующие текущие контракты на стадии исполнения, зайти в пункт “о формировании документов о приемке товара и услуг в электронной форме” и провести приемку по всем правилам ФЗ-44.

Закупочная комиссия заказчика по 44-ФЗ

Здесь речь идет об обязанности государственного покупателя, закрепленной в ч. 1 ст. 39 № 44-ФЗ. Не требуется это только при закупке у единственного поставщика.

По сути это коллегиальный орган, который создается заказчиком для приема и рассмотрения заявок, допуска, отклонения или отстранения участников, признания победителя поставщиком либо уклонившимся от заключения контракта.

Коллегия должна состоять преимущественно из лиц, имеющих необходимые знания в отношении объекта сделки, квалификацию, прошедших переподготовку в сфере госзакупок. Причем специалисты не обязательно должны быть сотрудниками заказчика.

В то же время недопустимо, чтобы членами были:

1. Эксперты, привлекаемые при проведении данной процедуры.
2. Люди, которые заинтересованы в результатах торгов лично.
3. Лица, подавшие заявки на участие в тендере.
4. Сотрудники потенциальных участников.
5. Лица, подверженные влиянию потенциальных участников.
6. Родственники руководителя участника процедуры.
7. Представители контрольного органа в сфере закупок.

Если выяснится, что комиссия по осуществлению закупок включает кого-то из вышеуказанных лиц, то их нужно будет сразу же заменить на подходящие кандидатуры. Этим процессом заведует заказчик, который непосредственно создавал коллегию.

Экспертиза по Закону № 44: при каких обстоятельствах и для чего она проводится

Экспертиза по Закону № 44 проводится, чтобы проверить результаты исполнения поставщиком (подрядчиком) контрактных обязательств, касающихся их соответствия условиям подписанного контракта. Обязанностью заказчика является обеспечение проведения экспертизы при приемке поставленных товаров (услуг, работ) по заключенному договору. Это регламентировано Законом № 44 (статья 94, часть 3).

Однако предусматриваются и исключения. Это относится к исполнению поставщиком контрактных обязательств, если договор был заключен до вступления в силу норм Закона № 44. Так, если контракт предусматривает поэтапное исполнение обязательств, то приёмка и экспертная оценка результатов проводится после окончания каждого из этих этапов.

Даже если контракт не содержит условий об исполнении контрактных обязательств поэтапно, однако по факту приемку и оплату товаров (услуг, работ) проводят периодически, то обязанностью заказчика является обязательное проведение экспертизы при каждой приемке результатов (данное требование содержится в Письме МЭР Российской Федерации №Д28и-2919 от 31 декабря 2014 года).

Каким образом проводить экспертизу: самостоятельно либо привлекая экспертов?

Если закупка проводится у одного единственного поставщика, заказчик должен привлечь экспертов. Это регламентировано Законом № 44 (статья 94, часть 4).

Однако предусматриваются исключения.

• В случае закупки услуг экспертных организаций (экспертов).
• В случае осуществления закупок по основаниям, которые предусматривает Закон № 44, (часть 1 статьи 93, пункты 1-9, 14-15, 17-23, 25-26, 28-30, 32-33, 36, 40-42, 44-45).
• При проведении закупок в целях обеспечения федеральных нужд (предусмотрено статьёй 93 Закона № 44).
• Если в качестве предмета закупки выступает разработка проектной документации по объектам капитального строительства либо результаты инженерно-геологических изысканий, которые прошли экспертизу (негосударственную либо государственную).
• Обязанностью заказчика также является привлечение экспертов в других случаях, при условии, что данные случаи регламентированы документами, принятыми Правительством России.

В остальных случаях заказчиком самостоятельно принимается решение, касающееся привлечения экспертов либо проведения экспертной оценки своими силами.

Приглашение на осмотр товара

Если на приемке продукции не присутствовал ответственный представитель исполнителя, то заказчик направляет исполнителю приглашение на осмотр товара в течение 1 суток, когда были выявлены несоответствия.

Письмо-приглашение должно содержать следующие пункты:

• наименование изделий и день отгрузки;
• номер товарно-транспортной накладной;
• количество некачественной продукции, ее цена, характер дефекта/брака;
• состояние пломб;
• дата совместной приемки;
• место проведения;
• контакты

При повторной приемке в письме необходимо отразить:

• адрес и дату проведения;
• состав комиссионной группы;
• информацию о ненадлежащем товаре.

Состав

В состав комиссии должно входить не менее 5 человек: это председатель и ее участники. Председатель комиссии выступает руководителем деятельности комиссии, проводит встречи и заседания, а также оформляет акты приема передачи.

Согласно ст. 39 ФЗ-44, в составе комиссии должны числиться лица, которые обладают определенными знаниями в области поставляемых товаров и услуг или имеющие должный уровень подготовки в этой сфере.

К членам приемочной комиссии могут быть предъявлены определенные требования с точки зрения их образования, стажа работы по специальности, опыта проведения экспертиз, знания законодательства и пр. Перечень таких требований в ФЗ-44 не прописан.

Желательно, чтобы численность специалистов, обладающих необходимой профессиональной компетенцией, была не менее 50% от совокупного количества участников комиссии.

Место работы участника комиссии может быть любым, но главное, чтобы это не была заинтересованная в результатах приемки работ организация.

В частности, не допускается привлекать к работе в комиссии лиц, которые организуют и проводят государственные закупки, могут повлиять на результаты приемки, наделены полномочиями по контролю в сфере госзаказов и соответствуют иным критериями по нормам ч. 6 ст. 39 ФЗ-44.

Кого можно включать

В состав комиссии могут включаться любые работники предприятия, обладающие необходимым образованием, квалификацией, знаниями и навыками для решения тех или иных вопросов. Как правило, это специалисты достаточно высокого уровня, позволяющего решить поставленные перед ними задачи.

В некоторых случаях к участию в комиссии могут привлекаться и сторонние эксперты, например, если дело касается какого-то высокотехнологичного оборудования, техники, специфических объектов и т.д.

Для того, чтобы комиссия работала «без сучка без задоринки» среди ее членов выбирается председатель, который несет ответственность за проведение всех необходимых мероприятий, а также составление сопутствующей им документации. Иногда, при особой надобности назначается еще и секретарь комиссии.

В любом случае, каждый специалист, включенный в комиссию должен быть упомянут в соответствующем приказе руководителя.

Какие документы готовить

Закон № 44 не устанавливает каких-либо норм по данному вопросу. Тем не менее, решение о создании коллегии целесообразно закрепить Приказом, в котором будут указаны следующие сведения:

• вид;
• Ф.И.О. и должности председателя;
• Ф.И.О. и должности участников;
• порядок работы.

Последний пункт часто оформляют соответствующим Положением, на которое можно будет ссылаться в Приказе. Порядок может установить:

1. Сроки и способы отправки уведомлений членам о заседании.
2. Запрет на заочное заседание.
3. Минимальную явку на голосование — 50 % от общего числа членов.
4. Запрет на делегирование полномочий членами.
5. Регламент проведения заседаний.
6. Права и обязанности председателя и участников.
7. Ответственность.
8. Порядок и сроки ротации членов.

Все вышеуказанные документы должны быть подписаны уполномоченным лицом заказчика и утверждены до начала проведения тендера.

Наконец, при замене одного из участников стоит оформить и подписать соответствующий приказ, где будут указаны имена исключенных и вновь прибывших членов.

Создание приемочной комиссии 44-ФЗ

Приемочная комиссия создается по решению заказчика в рамках 44-ФЗ. Для этого издается специальный приказ о создании комиссии, в котором указываются такие обязанности комиссии или управляющего:

1. Состав комиссии: поименный перечень, должен включать в свой состав не менее 5 человек (согласно ч. 6 ст. 94 №44-ФЗ).
2. Указать на необходимость доведения положений приказа до членов приемной комиссии и обеспечить приемку результатов контракта.
3. Оформить документацию.
4. Организовать проведение экспертизы.
5. Наделение приемочной комиссии правом принятия результатов при своевременном устранении подрядчиком существенных недостатков.

Помимо приказа о создании приемочной комиссии, заказчик должен определить основные правила ее работы. Они прописываются в отдельном документе: положении о работе приемочной комиссии. В указанном документе стоит определить сроки работы комиссии, место проведения заседаний и порядок рассмотрения заявок, права и обязанности комиссии, а также ответственность членов комиссии за результаты работы.

Образцы документов: приказ о создании приемочной комиссии и положения о работе приемочной комиссии.