Приказ о передаче дел при увольнении: образец оформления, в том числе акта приема работником документов и материальных ценностей в связи с уходом сотрудника
Содержание:
- Смена главного бухгалтера (бухгалтера). Передача дел. Пошаговая инструкция для УО.
- Начинаем проверку документов
- Освобождаемся от персональной ответственности
- Передача документов по акту: нюансы
- Как провести?
- Составление акта
- Образец акта приема-передачи дел главного бухгалтера
- Скачать Акт сдачи-приемки дел (пример)
- Причины передачи объекта внутри организации
- Сроки хранения
- Что указывается в акте?
- Применение документа
- Если документы передать некому
- Обязательные реквизиты
- Текст документа:
Смена главного бухгалтера (бухгалтера). Передача дел. Пошаговая инструкция для УО.
04.02.2019
Все руководители Управляющих Организаций сталкиваются со сменой главного бухгалтера (бухгалтера) в разное время и по разным причинам:
- заявление об увольнении по своей инициативе
- необходимость лечения, длительность которого не определена или уходит в декрет
- увольняем по нашей инициативе (работодателя)
- меняет место жительство и переезжает
- выходит на пенсию
- и т.д.
И неважно кого вы выбрали взамен, нового главного бухгалтера или аутсорсинговую (бухгалтерскую) компанию проводит передачу дел нужно обязательно иначе впоследствии трудно будет найти виноватых. Итак, сегодня мы приведем в нашей статья пошаговую инструкцию с образцами документами передачи дел между бухгалтерами с комментариями
1. Ознакомьте нового главного бухгалтера с должностной инструкцией или внимательно прочтите договор с бухгалтерской компанией
2. Издаете приказ о передаче дел и ознакамливаете предыдущего и нового главного бухгалтера/бухгалтера/представителя бухгалтерской компании. Хорошо если у Вас в ТСЖ принято Положение о приеме-передачи дел при смене главного бухгалтера и там прописан порядок и срок. Такое положение можно принять один раз на общем собрании ТСЖ и в дальнейшем работать по этому положению. Образец Приказа о передаче дел и Образец примерного положения о приеме-передаче дел при смене главного бухгалтера вы можете скачатьнас на сайте.
3. Проводиться инвентаризация и проверяется состояние учета и отчетности в программе в которой ведется учет ТСЖ. Рекомендуем провести сверки по расчетом с бюджетом, а именно с ФНС, Пенсионным Фондом и ФСС, что нет задолженности у ТСЖ перед бюджетом. Также получить акты сверок с РСО и прочими поставщиками.
4. Передача документов новому главному бухгалтеру или представителю бухгалтерской компании. В случае отсутствия документов, которые должны быть, необходимо взять объяснения с предыдущего главного бухгалтера
5. Составление и подписание Акта приема-передачи дел при смене главного бухгалтера. Образец Акта скачайте у нас на сайте. Мы подготовили Акт приема-передачи дел в 2-х частях. Сотсавляется Акт в 2-х экземплярах, один отдается предыдущими главному бухгалтеру, второй остается в ТСЖ.
Запомните, что главный бухгалтер не вправе уйти не передав дела, но у Вас есть две недели на принятие дел, поэтому мы рекомендуем обязательно принять положение о передаче дел при смене главного бухгалтера
Обращаем внимание, что если у Вас главный бухгалтер уходит на пенсию, то он может не отрабатывать две недели. В этом случае мы рекомендуем, заранее у главного бухгалтера уточнить собирается он продолжить работать или пойдет на пенсию, чтобы иметь возможность подготовиться к уходу главного бухгалтера
Так будет выглядеть алгоритм переда дел, если вы уже нашли бухгалтера или бухгалтерскую компанию. Но что делать если вы еще ищите нового сотрудника, а время двухнедельной отработки главного бухгалтера уже подходит к концу. Мы рекомендуем, Вам чтобы не терять время, сразу как только вы узнаете, что главный бухгалтер увольняется назначьте комиссию, которая будет проводить инвентаризацию в ТСЖ, обязательно в состав комиссии включите членов ревизионной комисии.
Дата изменения: 04.02.2019 18:33:02
- akt-priema_peredachi-glavnyy-bukhgalter.xlsx (xlsx, 12КБ), akt-priema_peredachi-glavnyy-bukhgalterchast2.docx (docx, 16КБ), polozhenie-o-poryadke-prieme_peredache-del-pri-smene-glavbukh.docx (docx, 19КБ), prikaz-o-peredache-del.docx (docx, 13КБ)
Начинаем проверку документов
В срок, отведённый приказом, комиссия должна проверить и оценить:
- полноту и состав кадровых дел;
- порядок регистрации документов (журналы регистрации);
- систему хранения документов и подготовки их к сдаче в архив;
- программное обеспечение.
Большим подспорьем в работе комиссии будет номенклатура дел ОК: там ведь перечислены все обязательные папки, которые должны быть в отделе. Перечень может быть указан и в Положении об ОК. Если же номенклатуры в отделе нет, переписывать документы и их состояние придётся повально – «от шкафа к шкафу».
что входит в номенклатуру дел
Обязательно нужно проверить кадровые документы организации, а именно наличие:
проверяем наличие документов
- копий учредительных документов и Устава фирмы;
- штатного расписания;
- ПВТР и колдоговора;
- графика отпусков;
- ЛНА (положения об ОК, об оплате труда, по дисциплине, о коммерческой тайне, о защите персональных данных);
- графиков сменности;
- должностных инструкций;
- трудовых договоров;
- договоров о материальной ответственности;
- приказов по основной деятельности;
- приказов по личному составу (о приёме, увольнении, переводах, дисциплине);
- личных карточек;
- личных дел;
- трудовых книжек.
Это список не закрытый, ведь в вашей фирме могут отсутствовать одни документы и присутствовать другие.
После проверки нужно все документы занести в акт.
Освобождаемся от персональной ответственности
В распоряжении увольняющегося главного бухгалтера могли находиться печати, штампы, ключи и пароли доступа в системы интернет-банков и электронной отчетности, трудовые книжки и другие предметы, влекущие за собой персональную ответственность.
Право на их владение и использование в работе дается лично руководителем. Поэтому было бы более разумным сдать такое имущество ему назад под расписку. Пусть в дальнейшем сам выдаст эти вещи новому главному бухгалтеру, когда сочтет нужным.
Совет: если шеф настаивает отдать все сразу вновь принятому главному бухгалтеру, то получите его личное письменное распоряжение с подробным списком. И смело вручайте принимающей стороне, но тоже под расписку.
Передача документов по акту: нюансы
Речь идет о следующих нюансах:
1. Поскольку увольняющийся генеральный директор имеет статус материально ответственного лица (ст. 277 ТК РФ), то перед передачей документов ему нужно провести инвентаризацию имущества и бумаг, удостоверяющих имущественные права организации (п. 22 Методических указаний по приказу Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н), например ценных бумаг, векселей.
2. Одновременно с инвентаризацией имущества полезно инициировать аналогичную процедуру в отношении всех передаваемых документов. Если каких-то документов будет недоставать, сведения об этом можно отразить в акте или в отдельном приложении к нему (собственно в нем же могут фиксироваться результаты инвентаризации документов).
3. Подтверждение подлинности и комплектности переданных документов может быть осуществлено с привлечением третьих лиц, например главного бухгалтера, финансового директора. При этом они могут осуществлять указанные действия как члены специальной комиссии (порядок ее созыва также может регламентироваться локальным нормативом). В составе комиссии могут присутствовать и иные специалисты — например, документовед, бухгалтер.
Бывает, что компетенций нового генерального директора недостаточно для того, чтобы определить подлинность или комплектность того или иного финансового документа — в этом случае без привлечения специалистов фирмы (иногда и независимых экспертов) не обойтись.
В свою очередь, подпись на акте нового генерального директора (заместителя), удостоверяющая факт получения им документов от бывшего, а также подпись главного бухгалтера может заверяться присутствующим нотариусом.
Как провести?
Директор, прежде всего, обязан известить о намерении уйти с поста свое руководство, которым является общее собрание членов ООО. Для этого созывается внеочередное общее собрание (ст. 35 Закона N 14-ФЗ), которому директор и подает свое заявление. Каждому, кто наделен правом присутствовать на вече, направляется уведомление, причем в конверт кладут не только приглашение с повесткой дня, но и ксерокопию заявления руководителя компании на расчет.
Приказ
На таком собрании решают, кто может принять дела, и издают приказ о сдаче-приемке, устанавливая состав комиссии и закрепляя за лицом, которому доверили выступать представителем ООО в процедуре приемки дел, право осуществить эту приемку и составить акт. Оговариваются сроки, когда акт должен быть готов, а увольняющийся директор может получить полный и окончательный расчет.
Обычно приказ готовится членами наблюдательного совета ООО, и один из них принимает от директора дела.
Завершение учетных процессов
Первое лицо не имеет права уйти, не закрыв полностью тот месяц или квартал, полугодие, который истек. Вместе с бухгалтером фирмы руководитель отчитывается в налоговую инспекцию, стат. управление, выполняет все необходимые платежи и отчисления в фонды, бюджет, подписывая всю документацию.
На первое число месяца, завершать который предприятие будет уже под руководством иного лица, пока еще работающий директор обязан завершить учетные процессы: отчеты, баланс, реестр дебиторской и кредиторской задолженностей, наличие свободных средств даю основание составить представление о том, каково финансовое состояние компании в текущем месяце.
Инвентаризация
Хотя ст. 277 ТК РФ и предусматривается материальная ответственность первого лица фирмы, но имеется в виду совершенно иное, чем прямая ответственность за материалы и изделий, числящиеся на подотчете сотрудников, использующих полученные материалы в своей производственной деятельности.
В любом случае, даже если на подотчете директора нет материалов, конструкций и т.п., то все равно важно на момент увольнения руководителя наблюдательному совету ООО знать, как обстоят дела с ценностями, записанными на подотчет сотрудников – есть ли все они в наличии, или имеет место хищение. Поэтому инвентаризация должна быть проведена, если не в полном объеме, то хотя бы выборочно – по наиболее дорогостоящим или самым весомым по объему, количеству или стоимости материалам
Для этого распечатываются ведомости остатков материалов по итогам списания за прошедший месяц. Указанное в остатках количество штук, кубометров, литров (в соответствии с номенклатурным учетным номером) должно быть в наличии и подлежит предъявлению комиссии. При нехватке количества должно последовать объяснение, причем отсутствие в наличии еще не обозначает недостачи. Дело в том, что материалы могут быть израсходованы в дело и пока что не могут быть списаны, так как текущий месяц не закончился.
При выявленной пересортице составляется объяснение, причем нехватка одного материала должна быть компенсирована экономией другого, числящегося в излишках. Все отклонения от учетных ведомостей отражаются в ведомости о проверке. Инвентаризация дает ответ на вопрос о недостачах, являющихся следствием хищений.
Проверка
Если среди членов наблюдательного совета ООО нет людей, обладающих достаточной компетентностью, или при необходимости ревизии работы крупного предприятия логично поручить проверку аудиторской компании. Аудиторы быстро и качественно проверят финансовую деятельность фирмы, глава которой покидает компанию, и представят наблюдательному совету отчет, в котором будет дана объективная оценка состояния предприятия на текущий момент времени.
Составление акта
В организации, как правило, существуют свои, разработанные на внутреннем уровне, формы актов приема-передачи дел. На нашем сайте имеется шаблон акта, которым вы можете воспользоваться для собственных нужд.
Акт приема-передачи дел должен содержать в себе следующие обязательные структурные элементы:
- «шапку», в которой указываются данные организации (наименование, адрес), для ИП — ФИО;
- дату и место составления акта, номер акта;
- основание для передачи — дату и номер приказа о смене ответственного лица;
- ФИО, должность лица, передающего дела;
- ФИО, должность лица, принимающего дела;
- перечень дел, оформленный в установленном порядке таким образом, чтобы документы были идентифицированы максимально четко (заголовок дела, номенклатурный номер, крайние даты);
- отметки о состоянии дел, если необходимо. Выносится, как правило, отдельным пунктом «Примечание». Здесь вносятся сведения об утере, повреждении или наоборот, обнаружении документов, утерянных прошлым ответственным лицом;
- отметку об итоговом количестве переданных единиц цифрами и прописью;
- подписи сторон и расшифровку.
С момента подписания акта ответственность за дела несет принявшее их лицо.
Образец акта приема-передачи дел главного бухгалтера
В акте могут отражаться следующие элементы:
- общеорганизационные (реквизиты действующей учетной политики с описанием общей характеристики бухучета фирмы и организации бухгалтерской службы);
- описание технических учетных нюансов (применяемые для учета программные средства, установленный на фирме порядок хранения баз данных, электронной и бумажной первички и др.);
- указание на наличие специфической нормативки, применение которой для данной фирмы обязательно;
- порядок доступа к учетной системе (пароли, электронные ключи и др.);
- наличие (отсутствие) расхождений в учетных регистрах и отчетности с указанием причин их возникновения, а также иные учетные нюансы;
- факт передачи ценностей, находящихся на ответственном хранении у главного бухгалтера (фирменные штампы и печати, ключи от сейфов, электронные ключи и сертификаты спецоператоров связи и др.);
- общеоформительские реквизиты (подписи ответственных лиц, дата составления акта и др.).
В качестве приложений к рассматриваемому акту выступают результаты инвентаризации, описи передаваемых документов и иные документы.
- «Порядок проведения инвентаризации основных средств»;
- «Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности».
Кроме того, в акте необходимо отразить выявленные в ходе передачи дел учетные и отчетные ошибки и расхождения, а также иные пояснения и замечания (если принимающая или передающая сторона не согласна с отраженной в акте информацией).
Скачать Акт сдачи-приемки дел (пример)
Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.
АКТ сдачи-приемки дел г. ____________ "___"________ 20___ г. Настоящий акт составлен бывшим _________________________________ (должность, фамилия, имя, ___________________ _________________________________________________ отчество) (название предприятия) и вновь назначенным главным ________________________________________ (должность, фамилия, имя, отчество) в том, что на основании приказа No. ____ от "___"___________ 20___ г. ими проведена сдача-приемка дел по состоянию на "___"_______ 20___ г. Сдача-приемка производилась в присутствии ______________________ ______________________________________________. (должность, фамилия, имя, отчество) В результате сдачи-приемки дел установлено, что: 1. Главная книга полностью заполнена по состоянию на "___"___________ 20___ г. Данные синтетического учета полностью соответствуют соответствующим позициям аналитического учета. 2. Предъявлены карточки аналитического учета по счетам 01, 10, 70. 3. Предъявлены журналы-ордера за январь-сентябрь текущего года, ведомости аналитического учета по счетам 60, 61, 63, 64, 65, 67, 68, 69, 71, 75, 76, 78, 79 и Книга учета депонентов. 4. Предъявлены акты внезапной ревизии за I, II и III кварталы 20___ г. 5. Передано заключение независимой аудиторской проверки годовых отчетов предприятия за 20___ и 20___ гг. 6. Передан архив за 20___ - 20___ гг. в количестве _____________ (_____________________) дел по описи. 7. Сдана по описи справочно-нормативная литература. Приложение: 1. Опись дел архива предприятия. 2. Опись справочно-нормативной литературы на двух страницах. Дела сдал __________________ (подпись) Дела принял __________________ (подпись) При сдаче-приемке дел присутствовали: _____________________ ________________ (должность) (подпись)
Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ сейчас. Пригодится.
Вы нашли то что искали?
* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!
Смежные документы
- Документы делопроизводства предприятия: образцы (Полный перечень документов)
- Поиск по фразе «Документы делопроизводства предприятия» по всему сайту
- «Акт сдачи-приемки дел (пример)».pdf
Документы, которые также Вас могут заинтересовать:
-
Уведомление в совет профессионального союза о
высвобождении сотрудников
-
Уведомление в департамент труда и занятости г. Москвы о
высвобождении сотрудников
- Список членов руководящего органа (совета, президиума, правления и др.) общественного объединения (приложение № 3 к приказу Минюста РФ от 16.09.94 № 19-47-94-94)
- Реестр заключенных договоров о залоге (утв. Приказом ГТК РФ от 7 октября 1993 г. № 387)
-
Реестр документов, подтверждающих произведенные
расходы (приложение к декларации о совокупном годовом доходе)
-
Протокол общего
собрания крестьянского (фермерского) хозяйства о порядке трудовых отношений в крестьянском
(фермерском) хозяйстве
- Протокол общего собрания (собрания уполномоченных) трудового коллектива колхоза (совхоза) (приложение к положению о комиссии по приватизации земли и реорганизации колхоза (совхоза), утв. Минсельхозом РФ 22 января 1992 г.)
-
Протокол
заседания правления колхоза
- Примерный протокол общего собрания трудового коллектива
-
Примерный протокол общего собрания
(собрания уполномоченных) трудового коллектива колхоза (совхоза) (приложение к положению о комиссии
по приватизации земли и реорганизации колхоза (совхоза), утв. Минсельхозом 22 января 1992
г.)
Причины передачи объекта внутри организации
Решение о необходимости внутреннего перемещения основных средств в пределах одного собственника может принимать только руководство предприятия.
В свою очередь, руководство отдела, в которое попадают средства, вправе распределять их внутри объединения.
Основными причинами внутреннего перемещения ОС можно считать следующие обстоятельства:
- необходимость проведения ремонтных работ, реконструкции или модернизации;
- необходимость передачи основных средств в дочернюю компанию (филиал), для которого выделен отдельный баланс;
- необходимость передачи объектов ОС в другое подразделение.
Сроки хранения
Сроки хранения бухгалтерской документации зависят от формы первички или регистра. Они установлены законом о бухучете и специальным перечнем, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. Общий срок, предусмотренный законодательством, составляет 5 лет. Но в перечне предусмотрены более конкретные сроки. Например, отчетность нужно хранить до тех пор, пока организация осуществляет деятельность, а сведения о доходах физических лиц — не менее 75 лет, если отсутствуют лицевые счета работников. Отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом их последнего использования, но иногда его отсчитывают по другому принципу. Так, например, акты выполненных работ по договору должны храниться не менее 5 лет с даты окончания срока действия договора.
Что указывается в акте?
Правила производства говорят, что документу присуща стандартная форма. При заполнении не возникает особых сложностей. Изначально указывается название составляемой бумаги. Суть отражается коротко. Вписать нужно название города, где расположена фирма и день его составления.
Вносятся сведения относительно компании, составляющей бумагу. Это полное наименование и указание на направление работы. Прописывают то, какую должность занимает ответственное лицо. Личные данные руководителя подлежат отражению.
После этого отражают сведения относительно второго участника. Это название предприятия, фамилия и инициалы лица, отвечающего за то или иное направление. Далее прописывают полный перечень бумаг, подлежащих передаче. Составление документа производится в случае, когда передаваемые бумаги имеют ценное значение.
Применение документа
Рассмотрим подробнее случаи, когда составляется этот документ:
- расхождение по количеству и по качеству материальных ценностей;
- поступление товара без документов;
- передача материальных ценностей на ответственное хранение;
- передача активов по договору комиссии;
- передача ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами;
- передача ценностей во временное пользование (на несколько часов или дней).
Приведенный ниже акт сдачи-приемки товара допускается применять одновременно с формой МХ-1 приема-передачи товарно-материальных ценностей на хранение.
Форма акта передачи МХ-1
Передача дел при смене ответственных лиц оформляется актом приема-передачи дел, но в определенных ситуациях приведенный пример акта приемки-передачи ТМЦ применять разрешено: например, для передачи ключей от сейфа, ценного оборудования и т.п.
Акт приемки-передачи имущества между материально ответственными лицами
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Акт приёма-передачи имущества №___ В связи со сменой материально ответственного лица , по результатам инвентаризации, проведенной на основании приказа руководителя №___ от , освобождаемый(ая) от занимаемой должности сдала, а заступающий(ая) на в присутствии членов комиссии принял(а) следующее имущество:
|
Если документы передать некому
Допустим, вы устраиваетесь кадровиком, а приём передача дел никем не
оформлена. Как снять с себя ответственность за чужие ошибки? Действовать нужно так:
- точно так же приказом создать комиссию по приёму дел;
- проверить наличие документов;
- составить вышеприведённые акты.
Только в этом случае передавать документы будет не уволившийся кадровик, а другой член комиссии, например, бухгалтер.
внимание! Важно: после подписания актов обязательно нужно издать приказ, что вы несёте ответственность с момента принятия дел. В таком случае, если вдруг нагрянет ГИТ с проверкой, от ответственности вы освобождаетесь. Но порядок в делах всё же нужно будет навести
Но порядок в делах всё же нужно будет навести
В таком случае, если вдруг нагрянет ГИТ с проверкой, от ответственности вы освобождаетесь. Но порядок в делах всё же нужно будет навести.
Обязательные реквизиты
В бланк включаются следующие обязательные реквизиты:
- наименование документа;
- место составления;
- дата составления;
- информация о продавце и покупателе (наименование организации, Ф.И.О. директора или ИП, данные паспортов, адреса и телефоны);
- ссылка на предмет, номер и дату договора;
- полное описание качественных характеристик товара с указанием дефектов;
- подписи ответственных лиц;
- печати организаций.
Одним из обязательных реквизитов является стоимость переданных запасов. Одновременно с этим продавец обязан указать сумму НДС или причину освобождения от уплаты налога. В этом случае у покупателя не возникнет спорных ситуаций с возможностью возмещения НДС или отнесения к расходам полной стоимости для целей налога на прибыль.
Также необходимо указать суммы денежных средств, полученных на дату передачи материальных ценностей. Указание полученной предоплаты не является обязательным, но в случае использования облегчит дальнейшее проведение зачета взаимных встречных обязательств, подписание сверки взаиморасчетов, а в случае перечисления оплаты за поставщика третьими лицами является обязательным для подтверждения правильности расчетов.
Текст документа:
__________________________ УТВЕРЖДАЮ (наименование организации) ______________________________ (руководитель организации) АКТ ______________________________ __________ N ___________ (подпись, расшифровка подписи) Место составления "___" _________ _____ г. о приеме-передаче дел Основание: _________________________________________________________ Составлен комиссией: Председатель - _____________________________________________________ (должность, инициалы, фамилия) Члены комиссии: 1. _________________________________________________ (должность, инициалы, фамилия) 2. _________________________________________________ (должность, инициалы, фамилия) Присутствовали: 1. _________________________________________________ (должность сдающего дела, инициалы, фамилия) 2. _________________________________________________ (должность принимающего дела, инициалы, фамилия) _____________________________ сдал, а ______________________________ (фамилия, инициалы) (фамилия, инициалы) принял дела по должности ___________________________________________ (наименование должности) При сдаче-приеме дел установлено: 1. _____________________________________________________________ (указать, в каком состоянии находятся передаваемые дела, ____________________________________________________________________ документы, материальные ценности) 2. _____________________________________________________________ ____________________________________________________________________ Приняты: 1. ____________________________________________________ _______________________________________________________ 2. ____________________________________________________ _______________________________________________________ Составлен в _______ экземплярах: 1-й экземпляр - ____________________________________________________ (местонахождение 2-й экземпляр - ____________________________________________________ каждого 3-й экземпляр - ____________________________________________________ экземпляра) Приложение: 1. _____________________________________________________ ________________________________________________________ 2. _____________________________________________________ ________________________________________________________ Дела сдал _________________________________ (подпись, расшифровка подписи) Дела принял _________________________________ (подпись, расшифровка подписи) Председатель комиссии _________________________________ (подпись, расшифровка подписи) Члены комиссии: _________________________________ (подпись, расшифровка подписи) _________________________________ (подпись, расшифровка подписи)