Закупки. основные положения. стандарт предприятия

ТРАДИЦИОННЫЕ ВЫЗОВЫ ДЛЯ СПЕЦИАЛИСТОВ ПО ЗАКУПКАМ

Автоматизируемые системы управления закупками позволяют освободить множество инструментов компании, которые теперь можно использовать более продуктивно и с большей пользой для предприятия. Это выполняется продуманными алгоритмами программной части ресурса. Продукт отличается удобным и продуманным интерфейсом управления. Он позволяет выделять наиболее часто применяемые операции и получить к ним быстрый доступ для экономии времени пользователя. Программный комплекс «PROF-IT SRM:Управление закупками» состоит из следующих вызовов:

• Трудоемкость процесса регистрации поставщиков.
• Сложности в формировании плана.
• Непрозрачный процесс закупок.
• Срывы поставок из-за отсутствия актуальной информации по обеспечению потребности.

Они гармонично и точно объединены защищенной программной оболочкой, которая позволяет быстро получать информацию и средства управления множеством функций программы. Информационная система также позволяет легко и комфортно работать нескольким пользователям одновременно с полным соблюдением правил информационной безопасности. Доступ к программе осуществляется через браузер или удаленный доступ.

Функции и цели закупочной логистики

Работу подразделений, занимающихся вопросом снабжения, можно рассматривать на таких уровнях, как:

• звено, которое обеспечивает связь и осуществление целей системы макрологистики, частью которой и является данное конкретное предприятие;
• на уровне микрологистики данный отдел выступает как часть всего предприятия;
• отдел снабжения также выступает в качестве самостоятельной структурной единицы, имеющей поставленные перед ней цели.

В качестве базовых функций обозначенного процесса специалисты выделяют:

• разработка стратегии закупа ресурсов и определение будущей потребности в них;
• сбор и анализ поступающих предложений от возможных контрагентов по снабжению;
• выбор снабженцев материальными ресурсами;
• определение потребности предприятия в материальных ресурсах и расчет объема их заказа контрагентам;
• согласование цены заказа и подписание договора о снабжении;
• контроль за сроками выполнения обязательств со стороны поставщиков;
• контроль за качеством поставляемых товаров и их дислокация на складе;
• контроль за состоянием запасов сырья на складе.

Что касается целей логистики закупок, то в качестве первой специалисты отмечают закуп требуемого товара.

Следующая цель состоит в том, чтобы правильно определить время покупки. Для этого необходимо правильно управлять запасами сырья на складе.

Аукцион

Метод определения поставщиков посредством открытых аукционов и конкурсов указан во второй главе закона №44-ФЗ. Способ закупки аукцион — один из наиболее распространенных методов. На них осуществляется большая часть всех торгов — около 54% проводимых закупок. На следующем месте находятся закупки у единственных поставщиков или подрядчиков, а на третьем — открытые конкурсы. Посредством аукциона можно размещать закупки как на поставку товара, так и на выполнение работ и услуг.

Аукционы как электронные способы закупки размещаются и проводятся на торговых площадках в сети Интернет. По закону о закупках для этого предусмотрено пять электронных площадок. Чтобы подать заявку на электронный аукцион, не нужно отправлять документы в письменном виде — достаточно прикрепить их к заявке в электронном виде.

Заявка участника формируется из двух частей. В одной части включается согласие участвующего, в котором он подтверждает, что готов выполнять условия по предмету договора — поставке, работе или услуге. Также здесь участник информирует о конкретных характеристики поставляемого товара.

В части два участникам уже предоставляется вся детальная информация: уставные документы, лицензии по сфере деятельности, бумаги о соответствии требованиям, а также документы, по которым участник будет иметь преимущества в ходе рассмотрения заявок.

Правительством утвержден перечень объектов, для закупки которых заказчики обязательно должны провести торги в виде аукциона в электронной форме. Например, если это:

• товар — одежда, продукты, бумага и бумажные изделия, медикаменты;
• услуги — водный транспорт, водоотведение, ремонт машин;
• работы — возведение зданий, уборка, мытье окон, услуги туристических предприятий и прочее.

Кроме того, аукцион проводится, если законодательством запрещено делать закупку через единственного поставщика или через объявление котировки. А также извещение об электронных торгах размещается, если для требуемого товара или услуги не обязательно наличие дополнительных критериев: опыта, квалификации, и заявки от участников можно рассматривать только по критерию «стоимость контракта».

Планы мероприятий

Разумеется, для достижения плановых значений
показателей нужно сформировать и контролировать планы мероприятий. Во многих
компаниях по сложившейся традиции оперативные планы деятельности закупки
ограничиваются действиями по обеспечению своевременности поставок. Функция,
конечно, важная, но не единственная. Для того чтобы убедиться в этом,
достаточно проанализировать представленный выше базовый набор показателей.

Прежде всего, для того, чтобы обеспечить достижение
целей, связанных с повышением
эффективности использования оборотных средств, закупщики должны регулярно
анализировать товарооборот, товарные запасы и корректировать номенклатурные
планы закупок. Подробнее об этой процедуре написано в вышеупомянутых статьях.

Что касается остальных перечисленных показателей,
то улучшить их можно только в результате постоянной работы с поставщиками. Несколько слов о том, как такую регулярную
работу можно выстроить.

Прежде всего, составьте список значимых для вашего
бизнеса поставщиков. Определите цели переговорного процесса по каждому из них.
Исходя из перечисленных выше показателей, целями могут быть: снижение цены,
увеличение отсрочки платежа и кредитного лимита, точное выполнение спецификаций
поставки, быстрая и полная компенсация по предъявленным претензиям. Конечно,
цели должны удовлетворять SMART-требованиям,
то есть быть амбициозными, достижимыми, измеримыми, конкретными. На основании
этих целей сформируйте план работы с поставщиками.

ОПЕРАТИВНОЕ РЕАГИРОВАНИЕ НА ИЗМЕНЕНИЯ ПЛАНОВ ЗАКУПОК И ПОСТАВОК

Необходимо помнить, что какой бы идеальной ни была схема планирования, всегда будут факторы, требующие срочного реагирования и проведения закупок во внеплановом режиме. Например, аварийные ситуации или ошибки исполнителей.

Те же ошибки исполнителей, отказ от инвестиционных проектов или прочие факторы могут приводить и к обратным изменениям – сокращению потребности и, как следствие, необходимости срочного отказа от заявленных к закупке ТМЦ, сокращения плана поставок. Иначе мы рискуем купить более не требуемые ТМЦ, которые будут мертвым грузом лежать на наших складах.

Наличие ситуаций, которые не поддаются планированию, не говорит о том, что решения при согласовании дополнительных заявок на закупку или корректировок плана поставок может в такой ситуации применяться без понимания последствий.

Крайне важно обладать полной информацией о том, что привело к необходимости вносить изменения в согласованные планы и как принимаемое решение повлияет на прочие факторы экономической жизни предприятия. Например, в части бюджета требуется четко понимать, как дополнительные затраты повлияют на себестоимость продукции

Идея подобного анализа и контроля изложена в статье «Оперативное реагирование на отклонение от планового расходования бюджета».

Так простым ли является процесс закупки товаров? Все зависит от того, насколько важно им управлять эффективно! Если есть необходимость или желание проводить закупки товаров с максимальной отдачей – описанная выше схема учета и рекомендации по её налаживанию могут помочь быстрее добиться результата при попытке внедрить подобный детальный учет и контроль на любом предприятии: производственном, промышленном, торговом.

КОНТРОЛЬ КАЧЕСТВА ЗАКУПАЕМЫХ ТМЦ

Многие группы товаров не приходуются без проверки качества. Например, для промышленных предприятий к таким ТМЦ могут относиться большинство видов сырья (руда, химические вещества), электроды, подшипники, запорная арматура.

Для некоторых видов ТМЦ проверка качества проводится непосредственно в момент приемки (разгрузки), а иногда требует проведения ряда анализов и измерений, что требует дополнительного времени. Кроме того, такая проверка качества может проводиться как особым внутренним подразделением предприятия, имеющим на то лицензию (например, лабораторией отдела технического контроля), а может и внешней организацией.

Как и все прочие этапы, этап проверки качества (сертификации) требует контроля. Иначе крайне необходимые для производства материалы могут неделями лежать на складе недоступные для выдачи по причине незавершенного контроля качества.

Если же замахнуться на тотальный контроль запасов, постараться в любой момент времени владеть информацией, для чего и почему какие-либо ТМЦ лежат на складе, то организация учета ТМЦ а время проверки качества становится обязательной частью общей схемы учета ТМЦ на предприятии.

Кроме описанных преимущество, на этапе контроля качества при доскональной методической проработке схемы процесса можно в значительной степени упростить актирование выявленных проблем качества.

Кому разрешено закупать по 223-ФЗ

Поправки 2018 года разрешают унитарным предприятиям закупаться по 223-ФЗ в таких случаях:

1. Если они являются федеральными и имеют существенное значение для обеспечения прав граждан, обороноспособности и безопасности страны. Правительство утверждает перечень таких важных ФГУП. Они могут закупаться по 223-ФЗ, но только не на средства, полученные в виде бюджетных субсидий.
2. Если закупки унитарных предприятий проводятся за счет любых грантов, полученных от физических и юридических лиц в России либо за ее пределами. В том числе за счет субсидий и грантов из бюджета, которые выдавались на конкурсной основе.
3. Если унитарное предприятие является исполнителем по госконтракту и привлекает в рамках этого соглашения для поставки товаров, выполнения работ или услуг иных лиц. 223-ФЗ может применяться только в объеме, необходимом для выполнения контракта.
4. Если закупка производится за счет любых средств, кроме бюджетных.

РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ПОСТУПЛЕНИЙ ТМЦ

Всегда ли мы закупаем то количество ТМЦ, которое требуется? Не всегда. Всегда ли один вид ТМЦ закупается для одного внутреннего заказчика? Нет, тоже не всегда. Вполне может быть ситуация, когда молоток или защитные очки нужны одновременно нескольким подразделениям. Аналогичная приведенному примеру ситуация может быть и с сырьем, и с оборудованием, и с материалами.

Что же делать, когда мы купили меньше, чем надо? Кто должен принять решение, кому отдать закупленные ТМЦ в первую очередь?

В применяемой нами схеме автоматизации мы отдаем требующие распределения неполные поставки исполнителям технической службы, которые отвечают за производство. Именно они, а не снабженцы или компьютер (программа) должны принять непростое решение о приоритетном обеспечении в сложных ситуациях.

Как подготовить по 223-ФЗ

Для заказчика по 223-ФЗ основным документом является положение о закупках В положении определяется все: от порядка осуществления торгов по закону №223 до состава договорного отдела и перечня участников закупочной деятельности предприятия. Регламент составляют как дополнительный регулирующий документ. Он не заменяет положение о закупке, а при необходимости дополняет его.

Порядок составления регламента по 223-ФЗ аналогичен акту в рамках Федеральной контрактной системы. Некоторые заказчики формируют совместный регламент и по ФКС, и по закону о заказах отдельными видами юридических лиц.

Вот образец регламента заказчика по 44-ФЗ и 223-ФЗ: акт, регулирующий взаимодействие подразделений для организации закупок товаров, работ и услуг ФГБОУ ВО УГМУ Минздрава России.

Управление закупками

Для пищевой промышленности управление закупками является одним из самых важных участков учета и планирования. Если купить сырья больше, чем требуется, оно может испортиться или потерять в качестве при хранении. Если купить меньше, то мы не сможем произвести необходимый объем продукции и получим штраф за недопоставку товара от сетевых магазинов.

Кроме того, большой складской запас сырья требует больших площадей для хранения, и эти площади достаточно дороги в эксплуатации (морозильник, холодильник и т. д.). Да и сырье имеет ограниченный срок хранения, что не позволяет держать большой страховой запас.

Для пищевой промышленности управление закупками является одним из самых важных участков учета и планирования.

В системе «1С:ERP Управление предприятием 2» присутствуют стандартные механизмы, значительно облегчающие работу закупщика: схемы обеспечения, о которых шла речь выше, обработка состояния обеспечения, которая показывает график потребности в товарах и сырье, а также плановые даты поступления товара на склад, многочисленные отчеты, отображающие состояние и оборачиваемость складских запасов.

Однако в ряде случаев типовых механизмов оказалось недостаточно и нам пришлось сделать доработки системы «1С:ERP Управление предприятием 2». Наиболее интересная их них – «Рабочее место закупщика».

Пример 3. В группе «Черемушки» отдел закупок обслуживает все комбинаты группы. Для его эффективной работы требовалось обеспечить максимальную наглядность информации для закупщиков и минимум действий пользователя при получении актуальной информации и размещении заказа. Для этого в системе «1С:ERP Управление предприятием 2» было создано «Рабочее место закупщика», которое в режиме реального времени отображает все изменения плановых данных логистов и фактических данных с производства и склада. А точки заказа отображаются как в табличном варианте, так и в виде диаграммы (рис. 1). «Рабочее место закупщика» содержит следующую информацию:

• текущий запас по номенклатуре;
• плановое потребление с учетом плана производства;
• плановые приходы товара на склад;
• размер требуемого страхового запаса сырья;
• объём запасов аналогов на складе;
• кратность партии закупки;
• минимальная партия закупки;
• предлагаемые программой дата и количество номенклатуры к закупке;
• варианты поставщиков с условиями поставки (разные цены и сроки поставки).

В каждый из показателей можно «провалиться» и получить детальную информацию о нем: для текущего запаса – информацию о партиях товара на складе, для планового прихода – информацию о партиях товараов, запланированных к поступлению на склад.Также «Рабочее место закупщика» дает графическую картину движения товаров на складе, которая демонстрирует динамику прихода/расхода сырья за период. При возникновении отклонений – например, при перевыполнении или недовыполнении плана производства, не исполнении заказа поставщика, не прохождении входного контроля – диаграмма в режиме онлайн отобразит точки снижения минимального запаса и предложит новые даты и количество заказа. То есть мы вывели всю необходимую закупщику информацию на одном рабочем месте, что значительно упростило и ускорило работу сотрудников предприятия. По итогам анализа текущих процессов материального обеспечения в АРМе, закупщик может создать новый заказ поставщика, скорректировать текущие заказы, скорректировать параметры обеспечения (размер страхового запаса, обеспечиваемый период и т. д.).

Рис. 1. Рабочее место закупщика.

Еще одна важная задача – управление НСИ

Так как рецептура продукции в пищевой отрасли строго регламентирована, важно четко и эффективно управлять данными нормативно-справочной информации. Например, наименование номенклатуры сырья и упаковки – у разных поставщиков одни и те же позиции могут называться по-разному

В ситуации, когда в цепочке поставок участвуют несколько служб, система должна упорядочивать информационный поток от создания рецептуры, согласования спецификации поставки с поставщиком до проведения план-фактного анализа расхода сырья.

Эта задача решается в системе «1С:ERP Управление предприятием 2». Например, можно использовать справочник «Наименование номенклатуры поставщика», который помогает быстро и правильно составить заявку на поставку исходя из потребности, а на складе правильно оприходовать и выполнить входной контроль поступившей партии.

Принципы составления инструкции

Поскольку действующее законодательство не предусматривает единую форму должностной инструкции, компании располагают широким спектром вариантов её составлению. Однако есть формальные стандарты, по которым в инструкцию включают четыре основных раздела, при необходимости добавляя к ним несколько (1-3) дополнительных пунктов.

Типовые разделы:

1. Общий раздел.
2. Функции.
3. Права.
4. Ответственность.

К обозначенным разделам можно добавить и те, которые описывают должностные связи или, например, условия труда.

Инструкция распечатывается на корпоративном бланке. Её оформление стандартно: в правом верхнем углу помещаются данные компании и её директора, по центру указывается наименование инструкции, в нижней части оставляют место для подписи работника и её расшифровки, а также подписей иных лиц, если того требуют правила документооборота компании.

Общий раздел

Типовой раздел, посвященный описанию квалификационных требований к сотруднику, и содержащий информацию о том, кому сотрудник подотчётен.

Функции

В разделе прописываются те обязанности, которые возлагаются на сотрудника в первую очередь. К составлению их списка стоит подойти с максимальной ответственностью, дабы не перегрузить специалиста второстепенными задачами

Кроме того, важно учесть сферу деятельности компании и вытекающие из нее особенности работы закупщика

Во многих компаниях работают целые штаты специалистов по закупкам

В этом случае важно четко отделить функции одного специалиста от другого, чтобы не возникли путаница и дублирование обязанностей

Ответственность

Раздел посвящен описанию оснований, на которых специалист может привлекаться к ответственности. Здесь прописываются пункты ответственности в общей форме, а конкретные аспекты ответственности определяются в ходе юридического разбирательства.

Права

В разделе, помимо перечисления типовых прав, важно обозначить и специфические права, которые возникают ввиду особенностей закупочной деятельности в конкретной компании. Так, если предприятия ведут закупки по ВЭД или на основании ФЗ №44, то и права специалистов в них могут сильно отличаться

Должностные связи

Дополнительный раздел, крайне важный для должностной инструкции специалиста по закупкам. В процессе своей рабочей деятельности сотрудник должен взаимодействовать с менеджерами по продажам, бухгалтерами, а также другими сотрудниками и клиентами. Именно поэтому в данном разделе необходимо четко описать с кем, на каких основаниях и по каким аспектам должен взаимодействовать работник.

Инструкция приобретает юридическую значимость после подписания ее бланка сотрудником и руководителем компании. В зависимости от требований конкретной организации, может быть добавлена дополнительная подпись уполномоченного контролирующего работника, к примеру, начальника кадрового отдела. Печать компании в ДИ ставить не обязательно.

Функционал PROF-IT SRM: Управление закупками

Управление потребностями организации:

• Консолидация и вариативность загрузки потребностей на закупку
• Создание и согласование заявок на закупку
• Распределение потребностей на закупку в разрезе номенклатуры по ответственным специалистам
• Планирование и поэтапное отслеживание обеспечения потребностей

Управление процессом поиска и выбора поставщиков:

• Формирование перечня незаконтрактованных товарно-материальных ценностей

• Составление плана по поиску и выбору поставщиков

• Первичное анкетирование потенциальных поставщиков

• Квалификационная оценка и аудит поставщика

• Формирование запросов, анализ предложений и выбор поставщика

• Интеграция с электронными торговыми площадками и порталом поставщиков

• Квотирование объемов закупки и аналогов

Управление договорной документацией:

• Регистрация договорных обязательств в системе

• Формирование типовых договоров по шаблонам

• Регистрация цен поставщиков

• Учет движения документов

Управление поставками:

• Формирование заказов поставщикам

• Согласование графика поставок с поставщиком

• Отражение партий поставки и планируемых дат прибытия

• Загрузка в систему и автоматическая проверка товаросопроводительных документов по заказам (инвойсы, упаковочные листы, таможенные декларации)

• Формирование заявок на доставку

Управление качеством работы поставщика:

• Регистрация результатов входного контроля

• Управление претензиями и качеством поставки

• Фиксация и анализ мероприятий по улучшению качества поставок 

Аналитическая отчетность:

Анализ и сравнение системных данных по фиксированным разрезам, настраиваемым периодам и доступным версиям

Методы закупочной логистики

Свою деятельность логистика снабжения предприятий регулирует согласно выбранному методу. Рассмотрим основные:

1. Метод увеличения объемов закупок:

• Учитывается спрос на определенные виды товара;
• Спрос анализируется на протяжении года (чтобы обозначить сезонные колебания);
• Определяется оптимальное количество запасов на протяжении года;
• Решение о накоплении запасов принимается на основании числа заказов.

1. Метод уменьшения объемов закупок.

• Ежемесячно проводится анализ сбыта непопулярных товаров;
• Выделяются виды продукции, чей объем запасов следует сократить;
• Определяются критерии, по которым принимается решение о сокращении некоторых видов запасов;
• Доля нереализуемого товара стремится к минимуму.

1. Метод прямого расчета объемов закупки:

• Расчет проводится для установленного периода;
• Рассчитывается количество реализованной продукции;
• Высчитывается средняя величина необходимых запасов.

Особенности участия в коммерческих закупках

Рассмотрим пошагово основной алгоритм участия в коммерческой закупке.

Выбор закупки и изучение соответствующей документации (если поставщик нашел на одной из площадок интересующего его заказчика и отправил ему извещение, то необходимо понять, что это за компания)

Для этого нужно изучить информацию об организации-заказчике: сферу деятельности компании, сегмент рынка, который она занимает, количество людей в штате и другие особенности, которые необходимо знать, чтобы понимать, кто именно этот заказчик — компания, приобретающая товар для личных целей, либо объект с двойным лицом, который потребует от поставщика обеспечение, а потом исчезнет
При необходимости в компанию можно позвонить и убедиться в наличии актуального правового статуса заказчика, проверить наличие компании-заказчика в реестре закупок на той или иной площадке.Важно: если у заказчика в истории отображается всего две-три закупки, рекомендуется общаться с ней с большой осторожностью.Кроме того, нужно изучить: 

• требования к поставщикам-участникам;
• требования к форме подачи заявки (в каком виде она проходит);
• критерии выбора лучшего предложения;
• сроки.

Если вы убедились в том, что заказчик реальный и добросовестный, а требования к поставщику у него понятные, следует уточнить все детали и аспекты конкурса. Поставщик вправе обратиться напрямую к заказчику для разъяснения его позиции, условий, целей участия в торгах и т.п. Набор инструментов для этого достаточно широкий: звонки, встречи, переговоры, официальные разъяснения.
Подготовка и подача заявки на участие: формируется правильный комплект документов и форма подачи заявки, которая установлена документацией конкурса. Это может быть электронная форма или бумажная
В случае с электронной формой поставщику следует обратить особое внимание на такой нюанс, как требование электронной подписи: порой можно обойтись обычной подачей документов через площадку либо при помощи электронной почты. Какой это будет пакет, в каком виде его необходимо предоставить и нужно ли его заверять, рекомендуем заранее узнать это у заказчика!
В некоторых случаях заказчики в рамках проведения процедуры просят потенциальных поставщиков о презентации своего предложения и его лучших условий в рамках какого-то совещания: очно, заочно или удаленно по видеосвязи
Заказчики, как правило, хотят посмотреть на поставщика, его продукцию, пощупать образцы, устроить встречу на предприятии и т.д. Такая практика широко используется в коммерческих закупках даже в рамках регламентированной процедуры, поэтому к такому требованию необходимо быть готовым.
Переговоры, направленные на изменение условий заявки. Любой заказчик стремится получить товар, работу или услугу по минимальной цене, а поставщик продать по максимальной, поэтому порой поданное предложение компанию-заказчика может просто не устроить, и она всеми силами будет стараться «продавить» поставщика на заключение контракта на своих условиях. Достигается это при помощи переговоров по снижению цены или переторжки.
Выбор победителя или несколько победителей: в коммерческих закупках можно выбрать больше одного поставщика на определенную номенклатуру

Для заказчика это выгодно, поскольку снижает риски неполучения стратегически важной продукции: в случае если компания нуждается в большом количестве товара на крупную сумму и притом стратегически важного, заказчик вправе заключить договор с несколькими победителями. Поставляемый объем может измениться в процессе исполнения контракта: если кто-то из победителей закупки в силу каких-либо причин не исполнит своих обязательств, это позволит другому поставщику проявить себя, а заказчику — перераспределить объем.
Заключение договора/включение в реестр поставщиков

Не всегда закупка заканчивается заключением договора. Бывает, что такие закупки направлены на выявление самих поставщиков как таковых, в результате чего заказчик формирует некий перечень стратегически важных для него партнеров. Но если речь идет об обычной процедуре, то она заканчивается договором через внутреннюю систему заказчика, площадку или на бумаге — все это непосредственно прописано в условиях проведения закупки.

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

Отличие коммерческих торгов от регламентированных закупок
141.2 КБ

ДРУГИЕ РЕШЕНИЯ

Решение включило лучшие практики управления предприятием. Подходит клиентам с различным типом производства из отраслей машиностроения, станкостроения и приборостроения.

Система для оперативного управления ходом производства. Помогает контролировать все операции в онлайн режиме и строго следовать плану по выпуску и реализации заказов.

Комплексное решение по автоматизации послепродажного обслуживания и сервиса. Создано для компаний из отрасли автомобилестроения. Помогает оптимизировать работу с дилерами.

Позволяет создать удобную среду для совместной работы разных подразделений: конструкторских и технологических команд, производственных департаментов и отделов снабжения

Решение, которое помогает оптимизировать организацию поездок сотрудников и обеспечивает прозрачность процесса оформления командировок и автоматизацию ключевых задач по их реализации