Управление персоналом организации: современные стратегии, технологии и методы

Дополнительные критерии

Повысить эффективность труда получается за счет оптимизации рабочего времени. Не уставать физически люди могут при сидячей работе путем периодической физической зарядки. А при тяжелом труде используют время на отдых в течение рабочего дня.

В большинстве организаций запрещаются переработки. Они ухудшают эффективность труда и приводят к стрессовым состояниям организма. Распорядок дня реализуется за счет технических средств. К примеру, осуществляется блокировка оборудования строго во время перерывов, обедов и по окончании рабочего дня. Так у персонала нет возможности затратить сил больше, чем того требует поставленная задача.

Сохранение здоровья работников — важная составляющая управления персоналом. Вводятся поощрения для некурящих сотрудников, устанавливаются определители паров алкоголя с целью не наказать, а не допустить на работу лиц с опьянением. Аналогичные меры проводят для привлечения сотрудников для обеда в столовую путем раздачи бесплатных талонов.

Потребности работников

Комплекс целей влияния на персонал нужно рассматривать в двойном ключе. Во-первых, необходимо понимать, какие потребности есть у коллектива и что он может требовать у администрации. Во-вторых, та же система координирования подчиненных должна обозначить для себя, каких целей необходимо достичь с помощью человеческого ресурса, находящегося в распоряжении у компании, и какие условия можно предложить. Совершенно логично, что результаты работы организации зависят от степени совпадения стремлений работников и предприятия. Разберемся, насколько не стыкуются стремления сотрудников и организации. Так, по мнению персонала, социальные цели делятся на:

1. Условия труда:

• соблюдение основных норм организации труда;
• обеспеченность общественной инфраструктуры;
• современное техническое обеспечение рабочего места;
• здоровый социальный и психологический климат в коллективе;
• правовая защищенность.

1. Мотивация труда обусловлена следующими требованиями:

• достойная заработная плата и премирование;
• стимуляция творчества;
• условия для самореализации;
• поддержка стремления достичь повышения;
• возможность достижения личных целей.

Социальное обеспечение

Для коллектива важной составляющей является создание благоприятной и безопасной атмосферы, условий на рабочем месте. Соблюдаются правила охраны труда, организовывается массовый отдых сотрудников

Многие организации разыгрывают бесплатные путевки в санатории, поездки за границу.

Организовываются корпоративные вечера, спортивные соревнования. Компании стараются обеспечить сотрудников бесплатным дополнительным страхованием, защитить от несчастных случаев их семьи, помочь в обучении подрастающего поколения. Важным критерием развития организации является одновременное повышение материального статуса её подопечных.

Многие организации занимаются благотворительностью. Осуществляется благоустройство дворов, где проживают работники, строят культурные заведения. Полезной функцией является привлечение молодежи во время обучения для прохождения практики.

Что такое система управления сотрудниками

Если рассматривать управление сотрудниками в самом общем смысле, то его можно определить как набор методик, техник, процедур и приёмов работы с наёмным персоналом организации или коммерческого предприятия.

Существует целый ряд популярных и основополагающих парадигм управления трудовым коллективом. Каждая из них фокусируется на одном из аспектов: кадровое планирование, наём работников, оценку их эффективности и адаптацию уже принятых на работу служащих.

И это далеко не весь арсенал методов по управлению деятельностью сотрудников. Все основные составляющие системы делятся на три основных типа: методы формирования и представления персонала, методы развития сотрудников и методы оптимизации использования человеческих ресурсов (речь идёт об уже нанятых работниках).

Система управления сотрудниками является важнейшей составляющей деятельности любого учреждения. От того, насколько хорошо отлажены набор и управление персоналом, в значительной степени зависит экономический успех компании, её положение на рынке и развитие.

Цели и принципы управления персоналом в современной организации

Персонал организации — самый сложный объект управления. В отличие от материальных активов, люди способны самостоятельно принимать решения и оценивать предъявляемые к ним требования. Кроме того, персонал — это коллектив, каждый член которого имеет свои интересы и весьма чувствителен к управленческим воздействиям, причем реакцию на них нередко сложно предугадать.

Современные концепции управления персоналом основаны на признании возрастающей значимости личности сотрудника, на изучении его мотиваций, умении правильно формировать их и корректировать в соответствии со стратегическими задачами, стоящими перед компанией.

Несмотря на то, что с точки зрения руководства основной целью бизнеса является получение прибыли, современная теория и практика управления персоналом немалое внимание уделяет необходимости удовлетворения не только материальных, но и социальных потребностей сотрудников. Управление персоналом базируется на нескольких важных принципах:

Управление персоналом базируется на нескольких важных принципах:

1. Принцип подбора персонала по деловым и личным качествам.
2. Принцип преемственности: сочетание в коллективе опытных и молодых сотрудников.
3. Принцип должностного и профессионального продвижения работников на основе использования обоснованных критериев оценки их деятельности и обеспечения условий для постоянного карьерного роста.
4. Принцип открытого соревнования: компания, которая заинтересована в создании кадрового потенциала, должна поощрять соревнование между сотрудниками, претендующими на руководящие должности.
5. Принцип сочетания доверия к работникам и проверки исполнения распоряжений.
   Принцип соответствия — порученная работа должна соответствовать возможностям и способностям исполнителя.
6. Принцип автоматического замещения отсутствующего сотрудника с учетом служебных должностных инструкций.
7. Принцип повышения квалификации.
8. Принцип правовой защищенности — все кадровые управленческие решения должны приниматься только на основе действующих правовых актов.

Управление персоналом должно иметь системный характер, то есть необходим скоординированный подход ко всем направлениям формирования и регулирования кадрового состава компании: набору персонала, расстановке руководящих кадров, подготовке и повышению квалификации, отбору и трудоустройству.

7 признаков того, что методы управления сотрудниками необходимо совершенствовать

Чтобы управление сотрудниками отдела, филиала или целой корпорации было эффективным, руководство должно постоянно отслеживать результаты применения текущей кадровой политики. И своевременно корректировать её.

О том, что в методах и средствах управления пора что-то срочно менять, свидетельствуют такие признаки, как:

1. Резкий рост штата компании и вызванная им необходимость создать целостную систему воздействия.
2. Раздувание штата, которое, однако, не привело к росту прибылей фирмы.
3. Полное отсутствие кадровой политики как таковой.
4. Ощутимая нехватка знаний, навыков и подготовки у работников.
5. Недовольство трудового коллектива условиями работы, оплатой, карьерным продвижением.
6. Проблемы с адаптацией новых работников и вызванная этим текучка кадров.
7. Отсутствие личной инициативы со стороны персонала – как старых сотрудников, так и новичков. Результаты работы никак не влияют на положение конкретного человека, от него ничего не зависит.

Подробнее

Если подобные проблемы присутствуют в организации постоянно, это сигнал несостоятельности принятой системы управления кадрами. Руководителям пора трезво оценить ситуацию, отказаться от устаревших методов влияния и поискать более действенные, оптимизировать процессы найма, отбора, адаптации и мотивации работников.

Отдельные этапы управления персоналом в командах

План обеспечения персоналом проектной команды – составная часть плана управления человеческими ресурсами в проекте. Вопросы задействования имеющихся человеческих ресурсов в команде или их набора извне, бюджетные вопросы, связанные с персоналом, находят отражение в разделе «Набор персонала» плана обеспечения персоналом. В разделе также отрабатываются вопросы требуемой для проекта квалификации и параметры поддержки команды службой персонала.

Ресурсные календари участников команды дают возможность PM оперативно отслеживать доступность персонала для работ и коллективных мероприятий проекта. Примеры ресурсных календарей могут носить индивидуализированный вид или коллективное представление. Один из таких примеров в форме гистограммы ресурса показан ниже.

Пример гистограммы ресурса

Отдельное место в плане обеспечения персоналом уделяется процедурам высвобождения персонала из проекта, планируемой реализации потребностей в обучении, признанию заслуг членов команды и их вознаграждению. В плане дополнительно отражаются императивные предписания законодательных и внутрикорпоративных норм в сфере труда.

Процедуры набора команды настолько важны, что в PMBOK им выделен отдельный процесс. Несмотря на то, что департамент управления персоналом обычно подключается к набору персонала в команду со стороны и к переговорам с функциональными руководителями, вся ответственность за набор лежит на руководителе проекта. Успех проекта во многом зависит от того, может ли PM набрать в заданные сроки необходимые человеческие ресурсы. Менеджер проекта должен уметь в случае необходимости привлекать альтернативные ресурсы, обладать навыками интервьюера и переговорщика.

Логика интервью кандидата в члены команды проекта

Виртуальные команды как современный тренд проектной организации деятельности, с одной стороны, стоит в авангарде процессов с применением новейших коммуникационных технологий. Часто эффективность работы за счет повышения уровня команды возрастает. С другой стороны, модели виртуальных команд предъявляют дополнительные требования к определению ожиданий участников, установлению более адаптированных правил поведения и рабочих процедур в команде. Самое главное, набор в команду проекта усложняется.

Развитие команды проекта – весомая позиция в ответственности менеджера. Управление персоналом проекта обязывает PM создавать условия, чтобы коммуникации между членами проектной группы были эффективными, своевременными, доступными и результативными. Для этого каждый член команды должен обладать специальными навыками и компетенциями, а сама команда как объект – обладать рядом целевых параметров.

Формирование системы развития персонала в проекте

Элементарная организационная структура

В элементарной организационной структуре управления персоналом отражаются принципы двухуровневого руководства, которое может наблюдаться в небольших компаниях, либо в некоторых филиалах и отделениях крупных предприятий. В представленном типе организационной структуры управления персоналом принято выделять верхние уровни (руководители) и нижние уровни (исполнители). 

В данном типе структур, работники, как правило, быстро принимают решения, оперативно реагируют на изменения внешней среды и обеспечиваются неформальным подходом к системе мотивации и контроля в деятельности персонала, поскольку данные паттерны предполагают наличие определенных преимуществ.

Вместе с тем, в элементарных организационных структурах открывается большое количество возможностей для волюнтаризма руководителей, совместно со сосредоточением его внимания на актуальных вопросах, не оставляя возможности для решения стратегических видов деятельности. 
Линейная организационная структура 

Замечание 1

В данном типе структуры управления персоналом предполагается относительный уровень автономности в деятельности, в целом, она обладает простыми и одномерными связями (причем только вертикальными), совместно с возможностями самоуправления. Вместе с тем, ее принято широко использовать в ситуации организации деятельности для нижнего производственного звена, совместно с семейными или мелкими типами предпринимательства.

Представленный подход к группировке работников принято использовать в тех случаях, когда функции, необходимые для выполнения являются однотипными, а работники не подвергаются дифференциации по различным специальностям. Для больших и средних организациях, линейное разделение является эффективным для нижних иерархических уровней (в секторах и отделах). В ситуации, когда работа приобретает необходимость выстраивания специализации, необходимо реализовать переход к иным видам организационной структуры. 

Методы управления

Это способы воздействия на персонал с целью достижения определенных управленческих целей, необходимых для функционирования компании в целом.

Наука и практика менеджмента выработали три группы методов управления персоналом организации:

• Экономические методы. К ним относятся все методы материальной стимуляции сотрудников. Основной экономический метод — это заработная плата, а также участие в прибыли, система поощрений за качество труда и его эффективность, система наказаний в виде вычетов и штрафов. В эту же группу входят некоторые элементы социального обеспечения сотрудников — оплата питания, проезда, предоставление медицинского страхования. Применение экономических методов базируется на их окупаемости. Инвестирование средств в материальное стимулирование должно иметь отдачу в виде прибыли за счет повышения качества работы.
• Административные, или организационно-распорядительные методы. В их основе лежит применение власти и нормативное обеспечение трудовой деятельности сотрудников. Обычно реализуются в виде приказов, распоряжений, указаний и ориентированы на такие мотивы человеческого поведения, как чувство долга, осознание необходимости соблюдения трудовой дисциплины, стремление работать в определенной организации. Административные метолы имеют прямой характер воздействия — любой приказ или распоряжение руководства должны быть обязательно выполнены.
• Социально-психологические методы воздействия на интересы личности или коллектива основаны на законах психологии и социологии. Один из наиболее важных результатов применения психологических метолов — минимизация личностных конфликтов. Кроме того, с их помощью можно управлять карьерой каждого работника, формировать корпоративную культуру на основе образа идеального сотрудника. Социологические методы помогают определить место каждого в коллективе, выявить неформальных лидеров, решить производственные конфликты.

Задачи управления персоналом

Управления персоналом решает следующие задачи:

• выработка общей стратегии;

• выявление необходимости предприятия  в квалифицированных работниках с учетом существующего кадрового состава;

• составление штатного расписания и разработка должностных инструкций для сотрудников организации;

• осуществление действий по подбору персонала и формированию трудового коллектива работников;

• создание резерва предстоящих руководителей для обеспечения преемственности, а также осуществление мер по снижению риска потерь кадров;

• построение и организация работ, в том числе определение рабочих мест, функциональных и технологических связей между ними, содержания и последовательности выполнения работ, условий труда;

• управление затратами на персонал;

• проведение анализа качества выполняемой работы сотрудниками;

• разработка и внедрение программ профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации сотрудников организации;

• разработка критериев, методики и оценки персонала  для аттестации сотрудников организации;

• разработка системы продвижения по службе (управление карьерой работника);

• осуществление мер по высвобождению персонала;

• осуществление мер по мотивации работников предприятия, к которым относятся: повышение заработной платы, выплата премий, предоставление различных льгот, возможность продвижения по службе.

Система управления эффективностью как один из инструментов управления персоналом

Функциональные задачи системы управления персоналом претерпевают свои изменения в зависимости от стадии развития организации. На этапе старта бизнеса основной инструмент управления сотрудниками — это личное влияние владельца — управленца. Чуть позже с ростом бизнеса и численности персонала появляются такие инструменты как поручение, приказы, распоряжения. Начинает формироваться более регламентированная система. Возникает управление задачами через должностные инструкции, разрабатываются регламенты по бизнес-процессам, которые определяют какие процессы есть в компании, и описывают наиболее оптимальный способ выполнения каждого из них. Для внедрения дисциплины исполнения появляется штрафная система мотивации персонала.

На этапе создания вышеперечисленных регламентов собственник или руководители начинают терять свою полную личную власть. Создавая регламенты, компания создает правила, и руководитель тоже обязан соблюдать эти правила, даже если в какой-то конкретной ситуации, он хочет поступить по-другому. В противном случае, если менеджмент начинает нарушать ими же созданные правила, он транслирует сотрудникам культуру двойных стандартов. На стадии регламентирования организации, как правило, формируется первичная, кодифицированная и прописанная в виде политик и процедур система управления персоналом. Описываются её цели и задачи, а также разрабатываются стандартные инструменты, правила и процессы набора и найма, адаптации, обучения, развития и внутреннего продвижения, мотивации и поощрения, оценки и аттестации.

К сожалению, регламентирование деятельности компании имеет свои отрицательные стороны в виде:

• появления бюрократии
• гиперстандартизации подходов
• возникновения вертикальной иерархии.

Если компании работает на конкурентном, динамичном рынке, в рамках регламентированной системы бизнес-процессов, где сотрудники все делают по политикам и процедурам, в какой-то момент наступаем момент “заболачивания” компании. Работникам становится сложно продвигать инновационные идеи, пробовать новые подходы, и как следствие, компания перестает развиваться. На этом этапе, как правило, компании вводит новый управленческий инструмент — управления по целям. В управленческую жизнь компании входят инструменты постановки целей с помощью, например, МВО (система управления по целям) и система KPI. В организации возникают различные соревновательные практики:

• соревнования на лучшего сотрудника или отдел
• рейтинги результативности подразделений
• предпринимательская система мотивации, которая мотивирует на достижение
• награды и практики, поощряющие инновации.

Также компании задается вопросом создания системы управления эффективностью, которая должна повысить производительность труда работников. Обычно системы управления эффективностью строятся на предположении, что, когда конкретные сотрудники, команды или рабочие группы знают и понимают, чего от них хотят, а также участвуют в разработке этих целей и требований, то они прилагают намного больше усилий, чтобы эти цели достигнуть. В рамках данных систем считается, что эффективность конкретных сотрудников зависит:

• от уровня их возможности, компетенций
• от уровни поддержки, которые они получают от руководства
• от оптимальности бизнес-процессов
• от ресурсов, которые дает компании: людские, временныe, технологические.

Основной функцией руководителя в системе управления эффективностью становится задача снимать организационные барьеры, то есть сделать так, чтобы система управления компании не мешала людям работать.

Перед отделом управления персоналам ставится задача разработки инструментов воздействия на индивидуальную и коллективную эффективность сотрудников. Как правило, в области мотивации это проявляется тем, что перед сотрудником ставят амбициозные, но достижимые цели и завязывают вознаграждение или премию на достижение этих целей.

Также остро возникает вопрос управленческих компетенции руководителей среднего и высшего звена. С помощью ротации, системы вознаграждения, развития и обучения служба управления персоналом пытается перестроить менталитет менеджеров от управляем процессами к управлению конечными результатами. Часто радикальным образом пересматривается система оплаты труда топ-менеджмента. Компания перестает платить за экспертизу и выполнения должностных обязанностей и начинает платить за достижение поставленных задач и результатов.

Виды персонала организации

Все работники делятся на две большие группы, в зависимости от характера их деятельности:

• сотрудники, занятые производством и промышленностью;
• сотрудники, занятые в сфере социального обслуживания.

В состав производственно-промышленных работников входят:

• основные рабочие, которые занимаются производством продукции (столяры, токари и т.д.);
• вспомогательные рабочие, обслуживающие производство и рабочие места (наладчики, уборщики, сторожа);
• технические исполнители, обеспечивающие документооборот на предприятии (секретари, работники архива, делопроизводители);
• инженерно-технические работники (бухгалтеры, юристы, инженеры, экономисты);
• руководители (директора, начальники отделов, служб, их заместители).

К сотрудникам, занятым социальным обслуживанием, относятся люди, трудящиеся в детских садах, санаториях, медицинских пунктах, поликлиниках, сфере жилищно-коммунального хозяйства (врачи, воспитатели, медицинские сестры, дворники и др.).

Есть еще одна классификация сотрудников, в соответствии с которой весь персонал предприятия подразделяется на две категории:

• рабочие – непосредственно участвующие в производственном процессе;
• служащие – в производстве принимают только косвенное участие.

К рабочим относятся лица, занимающиеся изготовлением товаров, работ, услуг, погрузкой и отгрузкой продукции, хранением ценностей, строительством зданий и сооружений, обслуживанием линий связи, транспортных средств. Например, механики, каменщики, отделочники, токари, штамповщики, кладовщики, грузчики, операторы ЭВМ или ПК, кочегары, шоферы, операторы связи.

В состав служащих входят все остальные сотрудники. Это руководители, главные специалисты, их заместители (директор, начальник экономического отдела, главный или старший бухгалтер, главный энергетик и т.п.), специалисты (юристы, бухгалтеры, экономисты, диспетчеры, инспекторы, товароведы, геологи и т.д.), прочие служащие (секретари, архивариусы, кассиры и другие).

Численность персонала

Каждый работодатель должен точно знать, сколько людей трудится в организации или учреждении. Но количество работников, фактически работающих в данный период времени, и количество, с которыми в настоящее время заключен трудовой договор, отличаются друг от друга. Для установления общего числа сотрудников нужно рассчитать несколько показателей:

• списочная численность;
• явочная численность;
• среднесписочная численность.

Списочная численность определяется с помощью пересчета всех трудовых контрактов, действующих в текущем периоде. К ним относятся сотрудники, работающие по срочным соглашениям и на постоянной основе, находящиеся в отпусках, на больничных, на учебе и т.д.

Среднесписочную численность сотрудников за год можно посчитать на основании этих же показателей за каждый месяц. Ниже приведена формула расчета за любой календарный месяц::

Среднесписочная численность = Количество полностью занятых работников в расчетном периоде / Количество дней в месяце.

Выходные дни тоже учитываются. При этом количество людей в выходные равно количеству людей в последний перед ними рабочий день.

Чтобы вычислить показатель за год, нужно сложить среднесписочное количество сотрудников за каждый месяц, а потом разделить на 12. Получившийся результат необходимо округлить до целого числа, так как единица измерения – человек.

В расчете не используются внешние совместители, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком и по беременности и родам, учащиеся учебных заведений с отрывом от работы, работающие по гражданско-правовым договорам.

Еще рассчитывается явочная численность – число работников в зависимости от числа рабочих мест и нормы рабочего времени. Формула расчета следующая:

Явочное число сотрудников = (Количество рабочих мест * Время работы предприятия за нужный период) / Норма работы одного работника за этот период.

Основные задачи

Цели управления персоналом — наладить производственный процесс так, чтобы каждый участник получал стимул к развитию. Для реализации столь сложной задачи используются различные мотивационные пакеты. Они могут различаться по содержанию, в зависимости от области работы персонала.

Цели управления персоналом — создать взаимозависимые связи между отдельными структурами для внедрения командного духа, ведь идеально могут работать лишь люди, воспринимающие коллектив как одно целое. Обособленность полезна не во всех сферах, но в некоторых профессиях она просто необходима.

Цели управления персоналом – чаще это извлечение дополнительной прибыли организации за счет вложения усилий со стороны руководства. Как показала практика, стремясь извлечь максимальную отдачу без заботы о самочувствии и самосознании работников, невозможно вывести организацию в лидирующую в своей области. Необходимо применять комплекс мер по налаживанию положительной атмосферы в компании и созданию условий для развития подчиненных.

Структура и основные элементы

Каждая система состоит из нескольких подсистем и отдельных элементов. Так, в случае управления кадрами можно выделить 4 взаимосвязанные подсистемы, которые представлены на рисунке ниже:

• Финансовая: отвечает за источники финансирования всех функций управления кадрами при условии их эффективного использования.
• Информационная: отвечает за разработку системы данных о сотрудниках, подготовку базы для расчета показателей оценки эффективности работы персонала, основу для построения системы мотивации.
• Социально-психологическая: отвечает за управление конфликтами и межфункциональную координацию при условии обеспечения благоприятных для работы условий.
• Правовая: отвечает за соответствие деятельности по управлению персоналом правовой базе, принятой в нашей стране. Также связана с созданием нормативных актов в организации, которые связаны с регулированием кадровых вопросов.

Наименьшей составляющей системы является элемент. Классически в системе управления кадрами выделяется 8 элементов:

• Кадровое планирование, связанное с определением потребностей в персонале.
• Отбор персонала, заключающийся в поиске кандидатов на вакансии, определении требований к ним, непосредственном проведении отбора и осуществлении приема на работу.
• Адаптация новых сотрудников – введение в должность, знакомство с коллективом и корпоративной культурой фирмы.
• Оценка с помощью процедур аттестации заключается в регулярном проведении анализа результатов деятельности работников и соответствия их компетенции вверенным им должностным обязанностям.
• Организация развития и обучения – элемент, связанный с организацией повышения квалификации в 4 вариациях: на рабочем месте, без отрыва от деятельности с привлечением сторонних организаций, с отрывом от основной деятельности с помощью специализированных мероприятий или учреждений и посредством самообразования.
• Управление поведением – этот элемент по своей сути сводится к управлению конфликтами, целью которого является их предотвращение.
• Кадровое делопроизводство.
• Кадровая политика – самый сложный элемент, представляющий собой совокупность требований к сотрудникам, принципов организации управления кадрами, методик повышения эффективности работы, а также путей дальнейшего развития.

Методы анализа содержания работы

Для анализа содержания работы существует несколько методов.

Один из данных методов состоит в наблюдении за сотрудниками и регистрации формальном определении всех выполняемых им действий и задач.

Второй метод включает и сбор данной информации при помощи собеседований с работниками или их непосредственными руководителями. Данный метод может быть менее точным по причине искажений, которые вносятся восприятием опрашивающего или опрашиваемого.

Третий метод состоит в том, что сотрудника просят заполнить вопросник либо описать его работу и требования к ней. На основе полученной при анализе содержания работы информации разрабатывается должностная инструкция, которая представляет собой список основных обязанностей, также необходимых навыков и знаний, и прав сотрудника.